El escritor francés Antoine de Saint-Exupéry dijo una vez: "La perfección se alcanza, no cuando no hay nada más que añadir, sino cuando no hay nada más que quitar". Aunque el autor de **El principito** se refería al diseño elegante, esta idea también funciona muy bien para tener un día productivo. En lugar de intentar meter la mayor cantidad de tareas posible, quizás sea mejor considerar cuántas cosas necesitas hacer realmente —y luego centrarte en hacerlas excepcionalmente bien.
Una lista de tareas es el mejor lugar para empezar. Para quienes están crónicamente sobrecargados de estrés, tomarse el tiempo de anotar todo lo que ya sabes que necesitas hacer puede parecer una pérdida de tiempo, pero siempre vale la pena. Graham Allcott, autor de **Cómo ser un ninja de la productividad**, explica: "No puedes priorizar tareas si te sientes abrumado, pero puedes estar totalmente sobrecargado y aún así no sentirte abrumado. La clave es sacar de tu cabeza todo lo que tienes que hacer para poder empezar a darle sentido. Toma una hoja de papel y escribe todas las cosas en las que necesitas progresar, cualquier cosa que se sienta inacabada y todo lo que te importa que no esté hecho. Te llevará más tiempo del que crees, pero simplemente sacarlo todo de tu cabeza te dará claridad, perspectiva y una sensación de control".
Generar impulso es el siguiente paso, aunque las opiniones difieren sobre cómo hacerlo. Algunos expertos en productividad recomiendan abordar primero la tarea más difícil, mientras que otros sugieren empezar con algunas victorias rápidas para generar impulso. Un buen enfoque es combinar ambos: revisa tu lista y haz cualquier cosa que puedas hacer en menos de tres minutos —como pedir una cita con el dentista o enviar un mensaje rápido a un amigo o familiar— y luego monta esa ola de logro hacia tareas más desafiantes.
Scott Clary, presentador del podcast **Success Story**, señala: "La mayoría de la gente cree que está cansada por exceso de trabajo. No es así —están cansados por el desorden mental. El mensaje sin responder, la disculpa que están evitando, la decisión que siguen posponiendo. Estas cosas se ejecutan en segundo plano de tu mente todo el día como 20 pestañas del navegador, agotando tu batería. Cierra esos bucles lo primero, y tu energía volverá inmediatamente. El trabajo real de cerrarlos casi siempre es menos agotador que cargar con ellos". La investigación respalda esto: en un artículo de 2011 titulado **¡Considérelo hecho!**, los psicólogos EJ Masicampo y Roy F Baumeister descubrieron que, aunque las metas no cumplidas pueden agotarte mentalmente, hacer planes para abordarlas ayuda —siempre y cuando los lleves a cabo. Muchos libros sobre planificación esencialmente se reducen a desglosar las cosas: si hay una tarea grande y desalentadora que has estado posponiendo, divídela en pasos cada vez más pequeños hasta que te quede una "primera cosa" que puedas hacer de inmediato.
Una vez que estés listo para asentarte en tu jornada laboral, recuerda que no todas las horas son iguales. Allcott dice: "Cada uno de nosotros tiene un suministro muy limitado de lo que yo llamo 'atención proactiva' —las dos o tres horas al día en las que nos sentimos más vivos y capaces de impulsar las cosas. Varía de persona a persona, pero para la mayoría, es por la mañana después de haber tomado café y despertado un poco. En qué elegimos enfocarnos durante estas horas define nuestra productividad". Una parte clave de esto, añade, es proteger esa atención proactiva de las distracciones —"nuestros teléfonos, correos electrónicos, reuniones, otras personas. Pon tu teléfono en silencio, aléjate de los correos y mensajes, y cierra todas las demás ventanas en tu portátil. ¡Concéntrate!".
Deja de posponer las cosas. Puede haber cualquier número de... Hay muchas razones por las que podrías posponer ciertas tareas, pero a menudo la procrastinación es una forma de lidiar con las emociones negativas que surgen cuando piensas en estos trabajos —desde el aburrimiento y la frustración hasta la ansiedad, la inseguridad y la duda en uno mismo. La clave es resistir el impulso de criticarte por procrastinar y evitar ser demasiado duro contigo mismo. En un estudio de 2010, los investigadores encontraron que los estudiantes que se perdonaban a sí mismos por procrastinar mientras estudiaban para un primer examen terminaban procrastinando menos al prepararse para el siguiente. Concluyeron que el autoperdón ayuda a la productividad al permitir "que el individuo deje atrás su comportamiento desadaptativo y se centre en el próximo examen sin la carga de los actos pasados".
Una forma sencilla de practicar esto es ensayar mentalmente un escenario de procrastinación con anticipación. "Piensa en una situación en la que a menudo te encuentras y el comportamiento que adoptarás cuando suceda —esto crea una asociación incluso antes de empezar", dice el profesor Benjamin Gardner, especialista en cambio de comportamiento de la Universidad de Surrey. "Cuanto más específico, mejor". Podrías crear lo que se conoce como un plan "si-entonces", como: "Si me descubro procrastinando, volveré suavemente a mi trabajo sin ninguna autocrítica".
Por supuesto, evitar las redes sociales como X e Instagram es bueno para tu productividad (y posiblemente para tu bienestar mental), pero no te detengas ahí. "Establecer límites de uso en las aplicaciones de tu teléfono o computadora es un cambio radical, pero no los apliques solo a las redes sociales", dice la coach de productividad Teresa Richards, quien cree en "lograr más haciendo menos". "Para mi negocio, limito los correos electrónicos a 20 minutos al día, lo que me obliga a ser intencional sobre a cuáles respondo y me impide perder tiempo leyendo cada boletín de marketing. Lo mismo ocurre con las noticias —hay una delgada línea entre estar desinformado y sentirse abrumado por los problemas mundiales. Considera pasar un poco menos de tiempo leyendo noticias y usar esos minutos ahorrados para hacer algo más positivo". ¿Necesitas ideas? Busca oportunidades de "microvoluntariado" que te interesen. Por ejemplo, la aplicación Be My Eyes te permite estar disponible para brindar asistencia en tiempo real a personas con discapacidad visual, mientras que Macmillan Cancer Support a menudo necesita voluntarios para escribir notas de agradecimiento a mano.
Y relájate.
¿Con qué frecuencia debes tomar descansos? Depende de lo exigente que sea tu trabajo y de lo que te convenga. Mucha gente sigue el popular método "Pomodoro" —usando una aplicación, un temporizador en línea o incluso un temporizador de cocina con forma de tomate para trabajar 25 minutos, tomar un descanso de cinco minutos y repetir hasta la hora del almuerzo. Ciertamente vale la pena intentarlo. Recientemente, ha habido un cambio hacia períodos más largos de concentración: el experto en gestión del tiempo Nir Eyal reporta buenos resultados con sprints de 45 minutos, mientras que Cal Newport, autor de **Productividad lenta**, sugiere que necesitas al menos 60 minutos de tiempo ininterrumpido para hacer las cosas. Sin embargo, para los principiantes, podría ayudar empezar al revés: Pomodoro Progresivo, una alternativa flexible al método tradicional, tiene como objetivo llevar a los usuarios a un estado de "flujo" comenzando con bloques de trabajo más cortos y aumentándolos gradualmente. Para probarlo, comienza con solo cinco minutos de trabajo. Después, toma un breve descanso y decide cuánto debe durar tu siguiente bloque. Eventualmente, según la teoría, te sumergirás por completo en el trabajo profundo y (con suerte) disfrutarás al menos parte de él.
El movimiento es esencial para impulsar la productividad. Lo que hagas durante tus descansos dependerá en parte de si estás en la oficina o trabajando desde casa, pero en cualquier caso, mantenerse activo es imprescindible. Un creciente cuerpo de investigación muestra que tomar descansos activos —incluso algo tan simple como estirarse o caminar hasta la tetera— puede proporcionar beneficios medibles para los trabajadores de oficina. Estos beneficios incluyen un mayor bienestar y salud, y posiblemente incluso una mayor productividad.
Por ejemplo, un estudio reciente de 70 trabajadores administrativos remotos encontró que aquellos a quienes se les animó a tomar microdescansos activos reportaron menos somnolencia después del almuerzo, menos estrés percibido y menos molestias corporales. Un microdescanso activo podría ser tan fácil como ponerse de pie, moverse un poco y luego volver a sentarse con buena postura —cualquier cosa que contrarreste estar sentado en una posición todo el día. El estiramiento en el marco de la puerta es un gran ejemplo: dobla un codo y coloca tu antebrazo verticalmente contra el marco de una puerta, con el codo justo por encima del hombro. Luego da un paso hacia adelante hasta que sientas un estiramiento en el pecho y el hombro. Mantén durante tres respiraciones profundas y repite en el otro lado (o haz ambos a la vez si tienes poco tiempo) para ayudar a deshacer la postura encorvada hacia adelante desarrollada por horas en el teclado.
A la hora del almuerzo, intenta salir a caminar si puedes —y si puedes pasar por algunos árboles, mejor aún. Pasar tiempo en la naturaleza, especialmente en áreas boscosas, puede mejorar tu estado de ánimo al aumentar sentimientos positivos como la felicidad y el optimismo, reducir la rumiación y amortiguar el estrés cotidiano. No dejes que la lluvia te detenga —muchas personas encuentran el olor de la tierra mojada extrañamente relajante. Nuestras narices son muy sensibles a la geosmina, el compuesto responsable de esa fragancia, probablemente porque ayudó a nuestros antepasados a localizar agua.
¿Y la caída de la tarde? Factores como la falta de sueño, la dieta, la deshidratación y el estrés pueden empeorarla, pero hay cada vez más evidencia de que es una parte natural de la vida humana debido a una caída en el ritmo circadiano de tu cuerpo. Algunos investigadores de la Universidad de Loughborough sugieren que tiene menos que ver con un almuerzo rico en carbohidratos y más con nuestra tendencia evolucionada a querer una siesta cada 12 horas más o menos. Si puedes permitirte una siesta por la tarde, genial —cinco a 15 minutos es ideal para obtener beneficios cognitivos sin lidiar con la inercia del sueño después. Si la siesta no es una opción, un paseo corto y un trago de agua son la siguiente mejor opción. Y si regularmente te sientes lento por la tarde, planifica en consecuencia: programa tareas de bajo esfuerzo como hacer citas, responder correos electrónicos o manejar facturas para después de las 3 p.m., cuando abordar cualquier otra cosa podría sentirse como caminar por melaza.
Al final del día, intenta terminar con una nota positiva y prepárate para el éxito de la mañana siguiente. La entrenadora y conferencista de productividad Liz Hardwick recomienda programar tres revisiones cada semana: "El lunes, establece tres metas claras para la semana. El miércoles, tómate tiempo para una reflexión a mitad de semana: ¿Qué está funcionando? ¿Qué necesita ajustes? ¿Qué te haría sentir bien terminar para el final de la semana? Y, si te animas, usa tu último día laboral para mirar atrás: ¿Qué tuvo el mayor impacto? ¿En qué deberías volver a concentrarte la próxima semana?". Finalmente, tómate 30 segundos para limpiar cualquier desorden obvio de tu escritorio —algunos estudios vinculan el desorden de la oficina con un mayor riesgo de agotamiento—, cierra todas tus pestañas y felicítate por un trabajo bien hecho.
Bien hecho. Mañana es otro día.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes El día de trabajo perfecto
Principiante Preguntas fundamentales
1 ¿Qué es exactamente un día de trabajo perfecto?
Es un día en el que realizas tus tareas más importantes de manera eficiente, sientes que controlas tu tiempo y terminas el día con energía, no con agotamiento. Se trata de productividad con tranquilidad, no solo de marcar casillas.
2 ¿Cuál es el mayor beneficio de estructurar mi día de esta manera?
El mayor beneficio es la reducción del estrés. Cuando tienes un plan claro y expectativas realistas, eliminas la ansiedad del caos y la culpa de una lista de tareas pendientes sin terminar, lo que conduce a un mejor enfoque y satisfacción.
3 Estoy abrumado desde el principio. ¿Por dónde empiezo siquiera?
Comienza la noche anterior. Dedica 5 minutos a escribir tus 1-3 Tareas Más Importantes para el día siguiente. Este simple acto despeja tu mente y te da una dirección inmediata por la mañana.
4 ¿Necesito despertarme a las 5 AM para tener un día de trabajo perfecto?
Absolutamente no. Aunque una rutina matutina constante ayuda, el momento perfecto es lo que funciona de manera sostenible para ti. La clave es proteger tus primeros 60-90 minutos para trabajo enfocado, no la hora específica en la que empiezas.
5 ¿Cómo manejo las interrupciones y reuniones constantes?
Bloquea tu calendario de manera proactiva. Programa Bloques de Enfoque para trabajo profundo y trátalos como citas inquebrantables. Para las interrupciones, comunica cortésmente tu disponibilidad.
Problemas comunes y soluciones
6 Mi plan siempre se desmorona para las 10 AM. ¿Qué estoy haciendo mal?
Probablemente estás sobreprogramando. No planifiques cada minuto. Programa tus 2-3 tareas críticas y 1-2 tareas más cortas, luego deja tiempo de búfer abierto para lo inesperado. Un plan que no puede flexibilizarse siempre se romperá.
7 ¿Cómo me mantengo enfocado cuando constantemente quiero revisar el correo o las redes sociales?
Usa el bloqueo de tiempo y la función No molestar. Prueba la Técnica Pomodoro: trabaja durante 25 minutos, luego toma un descanso de 5 minutos. Durante el sprint de trabajo, cierra todas las pestañas y aplicaciones no relacionadas.
8 ¿Qué pasa si tengo demasiado que hacer y no puedo terminarlo todo?
Este es el problema central. Debes...
