Ranskalainen kirjailija Antoine de Saint-Exupéry sanoi kerran: "Täydellisyys saavutetaan, ei silloin kun ei ole enää mitään lisättävää, vaan silloin kun ei ole enää mitään otettavaa pois." Vaikka Pikku prinssin tekijä viittasi tyylikkääseen muotoiluun, tämä ajatus toimii hyvin myös tuottavan päivän suhteen. Sen sijaan, että yrittäisi ahtaa mahdollisimman monta tehtävää päivään, kannattaa miettiä, kuinka vähän asioita todella tarvitsee tehdä – ja sitten keskittyä tekemään ne poikkeuksellisen hyvin.
Tehtävälista on paras paikka aloittaa. Kroonisesti ylikuormittuneille kaiken jo tiedossa olevan tekemisen kirjaaminen voi tuntua ajanhukalta, mutta se on aina vaivan arvoista. Graham Allcott, kirjan Kuinka olla tuottavuusninja kirjoittaja, selittää: "Et voi priorisoida tehtäviä, jos tunnet olevasi ylikuormittunut, mutta voit olla täysin ylikuormittunut silti tuntematta sitä. Avain on saada kaikki työsi mielestäsi ulos, jotta voit alkaa ymmärtää sitä. Ota paperi ja kirjoita ylös kaikki asiat, joissa sinun on edistyttävä, kaikki mikä tuntuu keskeneräiseltä ja kaikki mistä välität mutta mikä ei ole valmista. Se vie kauemmin kuin luulet, mutta pelkästään se, että saat sen kaiken ulos päästäsi, antaa sinulle selkeyttä, näkökulmaa ja hallinnantunnetta."
Vauhtia luominen on seuraava askel, vaikkakin mielipiteet siitä, kuinka se tehdään, vaihtelevat. Jotkut tuottavuusasiantuntijat suosittelevat käsittelemään ensin vaikeimman tehtävän, kun taas toiset ehdottavat aloittamaan muutamalla nopealla voitolla vauhdin luomiseksi. Hyvä lähestymistapa on yhdistää molemmat: käy listaasi läpi ja hoita kaikki, mitä voit tehdä alle kolmessa minuutissa – kuten hammaslääkäriaika varaus tai pikaviesti ystävälle tai perheenjäsenelle – ja käytä sitten saavutuksien aaltoa hyväksesi siirtyäksesi haastavampiin tehtäviin.
Success Story -podcastin isäntä Scott Clary huomauttaa: "Useimmat ihmiset luulevat olevansa väsyneitä ylityöstä. He eivät ole – he ovat väsyneitä henkisestä sotkusta. Vastaamaton viesti, anteeksipyyntö, jota välttelevät, päätös, jota lykkäävät. Nämä pyörivät mielessäsi koko päivän kuin 20 selainvälilehteä, kuluttaen akkusi. Sulje nämä silmukat heti aamulla, niin energiasi palaa välittömästi. Itse niiden sulkeminen on lähes aina vähemmän uuvuttavaa kuin niiden kantaminen mukana." Tutkimus tukee tätä: vuoden 2011 artikkelissa Consider it done! psykologit EJ Masicampo ja Roy F Baumeister havaitsivat, että kun toteuttamattomat tavoitteet voivat kuluttaa sinua henkisesti, suunnitelmien tekeminen niiden hoitamiseksi auttaa – kunhan toteutat ne. Monet suunnittelua käsittelevät kirjat tiivistyvät asioiden pilkkomiseen: jos sinulla on iso, pelottava tehtävä, jota olet lykännyt, jaa se yhä pienempiin osiin, kunnes jäljellä on yksi "ensimmäinen asia", jonka voit tehdä heti.
Kun olet valmis aloittamaan työpäiväsi, muista, että kaikki tunnit eivät ole samanarvoisia. Allcott sanoo: "Jokaisella meistä on hyvin rajallinen määrä sellaista, mitä kutsun 'proaktiiviseksi huomioksi' – ne kaksi-kolme tuntia päivässä, jolloin tunnemme olevamme elävimpiä ja kykenemme ajamaan asioita eteenpäin. Se vaihtelee henkilökohtaisesti, mutta useimmille se on aamulla, kun olemme juoneet kahvia ja hieman heränneet. Se, mihin päätämme keskittyä näinä tunteina, määrittää tuottavuutemme." Hän lisää, että keskeinen osa tätä on suojella proaktiivista huomiota häiriötekijöiltä – "puhelimiltamme, sähköposteilta, kokouksilta, muilta ihmisiltä. Laita puhelimesi äänettömälle, poistu sähköposteista ja viesteistä ja sulje kaikki muut ikkunat kannettavassasi. Keskity!"
Lopeta asioiden lykkääminen. Saattaa olla monia... On monia syitä, miksi saatat lykätä tiettyjä tehtäviä, mutta usein viivyttely on tapa selviytyä negatiivisista tunteista, jotka nousevat esiin ajatellessasi näitä töitä – tylsyydestä ja turhautumisesta ahdistukseen, epävarmuuteen ja itsensä kyseenalaistamiseen. Avain on vastustaa halua moittia itseäsi viivyttelystä ja välttää liian ankaraa suhtautumista itseesi. Vuoden 2010 tutkimuksessa tutkijat havaitsivat, että opiskelijat, jotka antoivat itselleen anteeksi viivyttelyn ensimmäistä tenttiä varten opiskellessaan, lopulta viivyttelivät vähemmän valmistautuessaan seuraavaan. He päättelivät, että itselleen antaminen auttaa tuottavuutta mahdollistamalla "yksilön siirtymisen pois sopeutumattomasta käyttäytymisestä ja keskittymisen tulevaan tenttiin ilman menneiden tekojen taakkaa."
Yksinkertainen tapa harjoitella tätä on harjoitella mielessään viivyttelyskenaariota etukäteen. "Ajattele tilannetta, jossa usein olet, ja käyttäytymistä, jota tulet omaksumaan sen tapahtuessa – tämä luo assosiaation jo ennen kuin edes aloitat", sanoo Surreyn yliopiston käyttäytymisenmuutoksen asiantuntija professori Benjamin Gardner. "Mitä tarkempi, sen parempi." Voit luoda niin kutsutun "jos-sitten"-suunnitelman, kuten: "Jos huomaan viivytteleväni, palaan lempeästi työhöni ilman itsensä moittimista."
Tietenkin sosiaalisen median, kuten X:n ja Instagramin, välttäminen on hyväksi tuottavuudellesi (ja mahdollisesti mielenterveydellesi), mutta älä pysähdy siihen. "Käyttörajojen asettaminen puhelimesi tai tietokoneesi sovelluksille on pelinmuuttaja, mutta älä rajoita niitä vain sosiaaliseen mediaan", sanoo tuottavuusvalmentaja Teresa Richards, joka uskoo "enemmän saavuttamiseen tekemällä vähemmän". "Liiketoiminnassani rajoitan sähköposteihin 20 minuuttia päivässä, mikä pakottaa minut olemaan tarkoituksenmukainen siitä, mihin vastaan, ja estää minua tuhlaamasta aikaa jokaisen markkinointiuutiskirjeen lukemiseen. Sama koskee uutisia – on hieno raja olla tietämätön ja tulla ylityöllistetyksi maailman ongelmista. Harkitse viettäväsi hieman vähemmän aikaa uutisten lukemiseen ja käyttäväsi säästetyt minuutit johonkin positiivisempaan." Tarvitsetko ideoita? Etsi "mikrovapaaehtoistyömahdollisuuksia", jotka kiinnostavat sinua. Esimerkiksi Be My Eyes -sovellus sallii sinun olla saatavilla tarjoamaan reaaliaikaista apua näkövammaisille, kun taas Macmillan Cancer Support tarvitsee usein vapaaehtoisia kirjoittamaan kiitokset käsinkirjoitettuina.
Ja rentoudu.
Kuinka usein sinun tulisi pitää taukoja? Se riippuu siitä, kuinka vaativaa työsi on ja mikä sopii sinulle. Monet noudattavat suosittua "Pomodoro"-menetelmää – käyttävät sovellusta, verkkotauluria tai jopa tomaatinmuotoista keittiötauluria työskennelläkseen 25 minuuttia, pitääkseen viiden minuutin tauon ja toistaen tätä lounaaseen asti. Se on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen. Viime aikoina on siirrytty pidempiin keskittymisjaksoihin: aikajohtamisen asiantuntija Nir Eyal raportoi hyviä tuloksia 45 minuutin sprinttien kanssa, kun taas Hitaan tuottavuuden kirjoittaja Cal Newport ehdottaa, että tarvitset vähintään 60 minuuttia keskeytymätöntä aikaa saadaksesi asioita tehtyä. Aloittelijoille voi kuitenkin auttaa aloittaa toisinpäin: Progressiivinen Pomodoro, joustava vaihtoehto perinteiselle menetelmälle, pyrkii saamaan käyttäjät "virtatilaan" aloittamalla lyhyemmistä työjaksoista ja kasvattamalla niitä vähitellen. Kokeile sitä aloittamalla vain viidellä minuutilla työskentelyä. Sen jälkeen pidä lyhyt tauko ja päätä, kuinka pitkä seuraavan jakson tulisi olla. Lopulta, teorian mukaan, uppoudut täysin syvään työhön ja (toivottavasti) nautit ainakin osasta siitä.
Liikunta on välttämätöntä tuottavuuden lisäämiseksi. Se, mitä teet tauoillasi, riippuu osittain siitä, oletko toimistolla vai työskenteletkö kotoa, mutta kummassakin tapauksessa aktiivisena pysyminen on pakollista. Kasvava määrä tutkimuksia osoittaa, että aktiivisten taukojen pitäminen – jopa jotain niin yksinkertaista kuin venyttely tai kävely vedenkeitolle – voi tarjota mitattavia hyötyjä toimistotyöntekijöille. Nämä hyödyt sisältävät parantuneen hyvinvoinnin ja terveyden, ja mahdollisesti jopa lisääntyneen tuottavuuden.
Esimerkiksi äskettäinen tutkimus 70 etätyöntekijästä havaitsi, että ne, joita kannustettiin pitämään aktiivisia mikrotaukoja, raportoivat vähemmän lounaan jälkeistä uneliaisuutta, alhaisempaa koettua stressiä ja vähentynyttä kehon epämukavuutta. Aktiivinen mikrotauko voi olla niin helppo kuin nouseminen seisomaan, liikkuminen hieman ja sitten istuutuminen takaisin hyvällä ryhdillä – mikä tahansa, mikä vastustaa koko päivän istumista yhdessä asennossa. Ovensuun venytys on loistava esimerkki: taivuta toinen kyynärpääsi ja aseta käsivartesi pystysuoraan ovenkarmia vasten, kyynärpääsi hieman olkapäätäsi ylempänä. Astu sitten eteenpäin, kunnes tunnet venähdyksen rinnassasi ja olkapäässäsi. Pidä kolme syvää hengitystä ja toista toisella puolella (tai tee molemmat kerralla, jos sinulla on kiire) auttaaksesi korjaamaan eteenpäin kumartuneen asennon, joka on kehittynyt tunteja kestäneestä näppäimistöllä istumisesta.
Lounasaikaan yritä päästä ulos kävelylle, jos mahdollista – ja jos voit kulkea puiden ohi, niin sitä parempi. Ajanvietto luonnossa, erityisesti metsäisillä alueilla, voi parantaa mielialaasi lisäämällä positiivisia tunteita, kuten onnellisuutta ja optimismia, vähentämällä mietiskelyä ja suojellessasi arkipäivän stressiltä. Älä anna sateen estää sinua – monet ihmiset pitävät märän maan tuoksua oudosti rauhoittavana. Nenämme ovat erittäin herkkiä geosmiinille, yhdisteelle, joka aiheuttaa tuon tuoksun, todennäköisesti siksi, että se auttoi esi-isämme löytämään vettä.
Entä iltapäivän väsymys? Tekijät kuten huono uni, ruokavalio, nestehukka ja stressi voivat pahentaa sitä, mutta yhä enemmän todisteita viittaa siihen, että se on luonnollinen osa ihmiselämää kehon vuorokausirytmin laskun vuoksi. Jotkut Loughboroughin yliopiston tutkijat ehdottavat, että sillä on vähemmän tekemistä hiilihydraattipitoisen lounaan kanssa ja enemmän kehittyneen taipumuksemme kanssa haluta nokoset noin joka 12. tunti. Jos pystyt pitämään iltapäiväunet, hienoa – viidestä viiteentoista minuuttiin on ihanteellinen saada kognitiivisia hyötyjä ilman unen jälkeen tulevaa hitautta. Jos nukkuminen ei ole mahdollista, lyhyt kävelylenkki ja lasi vettä ovat seuraavaksi parasta. Ja jos tunnet säännöllisesti olevasi hidas iltapäivisin, suunnittele sen ympärille: ajoita vähävaativat tehtävät, kuten tapaamisten varaaminen, sähköposteihin vastaaminen tai laskutuksen käsittely, kello 15 jälkeen, kun minkä tahansa muun tekeminen saattaa tuntua kuin kävelisit melassissa.
Päivän lopussa yritä päättää positiivisesti ja valmistaudu menestykseen seuraavana aamuna. Tuottavuusvalmentaja ja puhuja Liz Hardwick suosittelee ajoittamaan kolme tarkistusta viikossa: "Maanantaina aseta kolme selkeää tavoitetta viikolle. Keskiviikkona varaa aikaa viikon puolivälin pohdintaan: Mikä toimii? Mitä pitää hienosäätää? Mikä saisi sinut tuntemaan olosi hyväksi viikon loppuun mennessä? Ja, jos jaksat, käytä viimeistä työpäivääsi katsomaan taaksepäin: Mikä vaikutti eniten? Mihin sinun tulisi keskittyä uudelleen ensi viikolla?" Lopuksi, käytä 30 sekuntia poistaaksesi ilmeisen sotkun pöydältäsi – jotkin tutkimukset yhdistävät toimistojen sotkun suurempaan uupumusriskiin – sulje kaikki välilehdesi ja onnittele itseäsi hyvin suoritetusta työstä. Hyvin tehty. Huominen on uusi päivä.
Usein K
