Francuski pisarz Antoine de Saint-Exupéry powiedział kiedyś: „Doskonałość osiąga się nie wtedy, gdy nie ma już nic do dodania, ale gdy nie ma już nic do odjęcia”. Chociaż autor **„Małego Księcia”** odnosił się do eleganckiego designu, ta idea świetnie sprawdza się również w kontekście produktywnego dnia. Zamiast próbować upchnąć w nim jak najwięcej zadań, lepiej zastanowić się, jak niewiele rzeczy naprawdę musisz zrobić – a następnie skupić się na wykonaniu ich wyjątkowo dobrze.
Najlepszym punktem wyjścia jest lista zadań. Dla osób chronicznie przeciążonych stresem poświęcenie czasu na spisanie wszystkiego, co i tak już wiedzą, że muszą zrobić, może wydawać się stratą czasu, ale zawsze jest to warte zachodu. Graham Allcott, autor książki **„How to Be a Productivity Ninja”**, wyjaśnia: „Nie możesz ustalać priorytetów zadań, jeśli czujesz się przytłoczony, ale możesz być całkowicie przeciążony i nadal nie czuć się przytłoczonym. Kluczem jest wyrzucenie z głowy wszystkiego, nad czym musisz pracować, aby móc to wszystko uporządkować. Weź kartkę papieru i zapisz wszystkie rzeczy, w których musisz poczynić postępy, wszystko, co wydaje się niedokończone, i wszystko, na czym ci zależy, a co nie jest zrobione. Zajmie to dłużej, niż myślisz, ale samo wyrzucenie tego z głowy da ci jasność, perspektywę i poczucie kontroli”.
Kolejnym krokiem jest zbudowanie rozpędu, choć opinie na temat tego, jak to zrobić, są różne. Niektórzy eksperci od produktywności zalecają najpierw zabrać się za najtrudniejsze zadanie, podczas gdy inni sugerują rozpoczęcie od kilku szybkich sukcesów, aby zbudować rozpęd. Dobrym podejściem jest połączenie obu metod: przejrzyj swoją listę i zajmij się wszystkim, co możesz zrobić w ciągu trzech minut – na przykład umów się na wizytę u dentysty lub wyślij krótką wiadomość do przyjaciela lub członka rodziny – a następnie wykorzystaj tę falę osiągnięć do przejścia do bardziej wymagających zadań.
Scott Clary, gospodarz podcastu **„Success Story”**, zauważa: „Większość ludzi myśli, że są zmęczeni przepracowaniem. Nie są – są zmęczeni mentalnym bałaganem. Nieodpowiedziana wiadomość tekstowa, przeprosiny, których unikają, decyzja, którą ciągle odkładają. Te rzeczy działają w tle twojego umysłu przez cały dzień jak 20 kart w przeglądarce, wyczerpując twoją baterię. Zamknij te pętle w pierwszej kolejności, a twoja energia natychmiast wróci. Rzeczywista praca związana z ich zamknięciem jest prawie zawsze mniej wyczerpująca niż noszenie ich ze sobą”. Badania to potwierdzają: w pracy z 2011 roku zatytułowanej **„Consider it done!”** psycholodzy EJ Masicampo i Roy F Baumeister odkryli, że chociaż niezrealizowane cele mogą wyczerpywać cię psychicznie, planowanie ich realizacji pomaga – pod warunkiem, że dotrzymasz tych planów. Wiele książek o planowaniu sprowadza się zasadniczo do dzielenia rzeczy na części: jeśli masz duże, zniechęcające zadanie, które odkładasz, podziel je na coraz mniejsze kroki, aż zostanie ci jedna „pierwsza rzecz”, którą możesz zrobić od razu.
Kiedy już jesteś gotowy, aby zabrać się do pracy, pamiętaj, że nie wszystkie godziny są sobie równe. Allcott mówi: „Każdy z nas ma bardzo ograniczone zasoby tego, co nazywam «proaktywną uwagą» – dwie do trzech godzin dziennie, kiedy czujemy się najbardziej żywi i zdolni do posuwania spraw do przodu. To się różni w zależności od osoby, ale dla większości ludzi jest to rano, po wypiciu kawy i nieco rozbudzeniu się. To, na czym zdecydujemy się skupić w tych godzinach, definiuje naszą produktywność”. Kluczową częścią tego, dodaje, jest ochrona tej proaktywnej uwagi przed rozproszeniami – „naszymi telefonami, e-mailami, spotkaniami, innymi ludźmi. Wycisz telefon, odejdź od e-maili i wiadomości oraz zamknij wszystkie inne okna na laptopie. Skup się!”.
Przestań odkładać rzeczy na później. Może być wiele... Istnieje wiele powodów, dla których możesz odkładać pewne zadania, ale często prokrastynacja jest sposobem radzenia sobie z negatywnymi emocjami, które pojawiają się, gdy myślisz o tych zadaniach – od nudy i frustracji po niepokój, niepewność i zwątpienie w siebie. Kluczem jest oprzeć się pokusie krytykowania się za prokrastynację i unikać zbytniego obwiniania siebie. W badaniu z 2010 roku naukowcy odkryli, że studenci, którzy wybaczyli sobie prokrastynację podczas nauki do pierwszego egzaminu, kończyli prokrastynując mniej podczas przygotowań do kolejnego. Doszli do wniosku, że samowybaczenie pomaga w produktywności, pozwalając „jednostce przejść ponad jej nieadaptacyjnym zachowaniem i skupić się na nadchodzącym egzaminie bez ciężaru przeszłych czynów”.
Jednym prostym sposobem na praktykowanie tego jest mentalne przećwiczenie scenariusza prokrastynacji z wyprzedzeniem. „Pomyśl o sytuacji, w której często się znajdujesz, i o zachowaniu, które przyjmiesz, gdy się wydarzy – to tworzy skojarzenie, zanim w ogóle zaczniesz” – mówi profesor Benjamin Gardner, specjalista od zmiany zachowań na Uniwersytecie Surrey. „Im bardziej szczegółowe, tym lepiej”. Możesz stworzyć tak zwany plan „jeśli-to”, na przykład: „Jeśli przyłapię się na prokrastynacji, łagodnie wrócę do pracy bez żadnej samokrytyki”.
Oczywiście unikanie mediów społecznościowych, takich jak X i Instagram, jest dobre dla twojej produktywności (i prawdopodobnie dla twojego dobrostanu psychicznego), ale na tym nie poprzestawaj. „Ustawianie limitów korzystania z aplikacji na telefonie lub komputerze zmienia grę, ale nie stosuj ich tylko do mediów społecznościowych” – mówi trenerka produktywności Teresa Richards, która wierzy w „osiąganie więcej przez robienie mniej”. „W mojej firmie ograniczam e-maile do 20 minut dziennie, co zmusza mnie do celowego wybierania, na które odpowiadam, i powstrzymuje mnie przed marnowaniem czasu na czytanie każdego biuletynu marketingowego. To samo dotyczy wiadomości – istnieje cienka granica między byciem niepoinformowanym a przytłoczeniem przez problemy świata. Rozważ poświęcenie nieco mniej czasu na czytanie wiadomości i wykorzystanie zaoszczędzonych minut na zrobienie czegoś bardziej pozytywnego”. Potrzebujesz pomysłów? Poszukaj interesujących cię możliwości „mikrowolontariatu”. Na przykład aplikacja Be My Eyes pozwala być w gotowości, aby zapewnić pomoc w czasie rzeczywistym osobom z zaburzeniami wzroku, podczas gdy Macmillan Cancer Support często potrzebuje wolontariuszy do ręcznego pisania kart z podziękowaniami.
I zrelaksuj się.
Jak często powinieneś robić przerwy? To zależy od tego, jak wymagająca jest twoja praca i co ci odpowiada. Wiele osób stosuje popularną metodę „Pomodoro” – używając aplikacji, minutnika online, a nawet kuchennego minutnika w kształcie pomidora, aby pracować przez 25 minut, zrobić pięciominutową przerwę i powtarzać aż do lunchu. Z pewnością warto spróbować. Ostatnio nastąpiła zmiana w kierunku dłuższych okresów koncentracji: ekspert od zarządzania czasem Nir Eyal zgłasza dobre wyniki z 45-minutowymi sprintami, podczas gdy Cal Newport, autor książki **„Slow Productivity”**, sugeruje, że potrzebujesz co najmniej 60 minut nieprzerwanego czasu, aby coś zrobić. Dla początkujących jednak pomocne może być rozpoczęcie od odwrotnej strony: Progressive Pomodoro, elastyczna alternatywa dla tradycyjnej metody, ma na celu wprowadzenie użytkowników w stan „przepływu”, zaczynając od krótszych bloków pracy i stopniowo je wydłużając. Aby to wypróbować, zacznij od zaledwie pięciu minut pracy. Następnie zrób krótką przerwę i zdecyduj, jak długi powinien być twój następny blok. Ostatecznie, zgodnie z teorią, całkowicie zanurzysz się w głębokiej pracy i (miejmy nadzieję) przynajmniej częściowo będziesz się nią cieszyć.
Ruch jest niezbędny do zwiększenia produktywności. To, co robisz podczas przerw, będzie częściowo zależeć od tego, czy jesteś w biurze, czy pracujesz z domu, ale w obu przypadkach pozostawanie aktywnym jest koniecznością. Rosnąca liczba badań pokazuje, że robienie aktywnych przerw – nawet czegoś tak prostego jak rozciąganie się lub przejście do czajnika – może przynieść wymierne korzyści dla pracowników biurowych. Korzyści te obejmują poprawę samopoczucia i zdrowia, a nawet możliwy wzrost produktywności.
Na przykład niedawne badanie 70 zdalnych pracowników administracyjnych wykazało, że ci, którzy byli zachęcani do robienia aktywnych mikropauz, zgłaszali mniejszą senność po lunchu, niższy odczuwany stres i zmniejszony dyskomfort cielesny. Aktywna mikropauza może być tak prosta, jak wstanie, poruszanie się trochę, a następnie ponowne usiąście z dobrą postawą – cokolwiek, co przeciwdziała siedzeniu w jednej pozycji przez cały dzień. Rozciąganie w drzwiach jest doskonałym przykładem: zegnij jeden łokieć i umieść przedramię pionowo przy framudze drzwi, z łokciem tuż nad ramieniem. Następnie zrób krok do przodu, aż poczujesz rozciąganie w klatce piersiowej i ramieniu. Przytrzymaj przez trzy głębokie oddechy i powtórz po drugiej stronie (lub zrób obie na raz, jeśli brakuje ci czasu), aby pomóc zniwelować pochylenie do przodu rozwijane przez godziny spędzone przy klawiaturze.
W porze lunchu, jeśli możesz, spróbuj wyjść na spacer na zewnątrz – a jeśli możesz przejść obok drzew, tym lepiej. Spędzanie czasu na łonie natury, zwłaszcza w zalesionych obszarach, może poprawić twój nastrój, zwiększając pozytywne uczucia, takie jak szczęście i optymizm, zmniejszając ruminacje i łagodząc codzienny stres. Nie pozwól, aby deszcz cię powstrzymał – wiele osób uważa zapach mokrej ziemi za dziwnie kojący. Nasze nosy są wysoce wrażliwe na geosminę, związek odpowiedzialny za ten zapach, prawdopodobnie dlatego, że pomagał naszym przodkom zlokalizować wodę.
A co z popołudniowym spadkiem energii? Czynniki takie jak zły sen, dieta, odwodnienie i stres mogą go pogorszyć, ale coraz więcej dowodów wskazuje, że jest to naturalna część ludzkiego życia ze względu na spadek rytmu dobowego organizmu. Niektórzy badacze z Uniwersytetu Loughborough sugerują, że ma to mniej wspólnego z obfitym w węglowodany lunchem, a więcej z naszą ewolucyjną tendencją do chęci drzemki co około 12 godzin. Jeśli możesz sobie pozwolić na popołudniową drzemkę, świetnie – pięć do 15 minut jest idealne, aby uzyskać korzyści poznawcze bez późniejszego zmagania się z bezwładnością senną. Jeśli drzemka nie wchodzi w grę, krótki spacer i wypicie wody są następną najlepszą rzeczą. A jeśli regularnie czujesz się ospały po południu, zaplanuj to: zaplanuj zadania o niskim wysiłku, takie jak umawianie spotkań, odpowiadanie na e-maile lub obsługa faktur, po godzinie 15:00, kiedy zabranie się za cokolwiek innego może wydawać się jak brodzenie w melasie.
Pod koniec dnia spróbuj zakończyć pozytywnym akcentem i przygotować się na sukces następnego ranka. Trenerka produktywności i mówczyni Liz Hardwick zaleca zaplanowanie trzech spotkań kontrolnych każdego tygodnia: „W poniedziałek ustal trzy jasne cele na tydzień. W środę poświęć czas na refleksję w połowie tygodnia: Co działa? Co wymaga dopracowania? Co sprawiłoby, że poczułbyś się dobrze, gdybyś to skończył do końca tygodnia? I, jeśli masz na to ochotę, wykorzystaj swój ostatni dzień pracy, aby spojrzeć wstecz: Co miało największy wpływ? Na czym powinieneś się ponownie skupić w przyszłym tygodniu?”. Na koniec poświęć 30 sekund na usunięcie wszelkich oczywistych nieporządków z biurka – niektóre badania łączą bałagan w biurze z wyższym ryzykiem wypalenia – zamknij wszystkie karty i pogratuluj sobie dobrze wykonanej pracy.
Dobra robota. Jutro kolejny dzień.
Często zadawane pytania
FAQ Idealny dzień pracy
Początkujący Podstawowe pytania
1 Czym dokładnie jest idealny dzień pracy?
To dzień, w którym efektywnie wykonujesz swoje najważniejsze zadania, masz kontrolę nad czasem i kończysz dzień z energią, a nie wypaleniem. Chodzi o produktywność z poczuciem spokoju, a nie tylko o odhaczanie punktów.
2 Jaka jest największa korzyść z takiego strukturyzowania dnia?
Największą korzyścią jest zmniejszony stres. Kiedy masz jasny plan i realistyczne oczekiwania, eliminujesz niepokój chaosu i poczucie winy z powodu niedokończonej listy zadań, co prowadzi do lepszej koncentracji i satysfakcji.
3 Od samego początku czuję się przytłoczony. Od czego w ogóle zacząć?
Zacznij wieczorem wcześniej. Poświęć 5 minut na spisanie swoich 1-3 Najważniejszych Zadań na następny dzień. Ten prosty akt oczyszcza umysł i daje natychmiastowy kierunek działania rano.
4 Czy muszę wstawać o 5 rano, aby mieć idealny dzień pracy?
Absolutnie nie. Chociaż konsekwentna poranna rutyna pomaga, idealny czas to ten, który działa dla ciebie w sposób zrównoważony. Kluczem jest ochrona pierwszych 60-90 minut na skupioną pracę, a nie konkretna godzina, o której zaczynasz.
5 Jak radzić sobie z ciągłymi przerwami i spotkaniami?
Proaktywnie blokuj swój kalendarz. Zaplanuj „Bloki Skupienia” na głęboką pracę i traktuj je jako niezłomne spotkania. W przypadku przerw uprzejmie komunikuj swoją dostępność.
Typowe
