Fransız yazar Antoine de Saint-Exupéry bir keresinde şöyle demişti: "Mükemmellik, eklenecek hiçbir şey kalmadığında değil, çıkarılacak hiçbir şey kalmadığında elde edilir." Küçük Prens'in yazarı zarif tasarımdan bahsetse de, bu fikir verimli bir gün geçirmek için de gayet iyi işliyor. Mümkün olduğunca çok görevi sığdırmaya çalışmak yerine, gerçekten yapmanız gereken şeylerin ne kadar az olduğunu düşünmek ve sonra onları olağanüstü iyi yapmaya odaklanmak daha iyi olabilir.
Bir yapılacaklar listesi başlamak için en iyi yerdir. Kronik olarak aşırı stresli olanlar için, zaten yapmanız gerektiğini bildiğiniz her şeyi yazmak zaman kaybı gibi görünebilir, ancak bu her zaman değerlidir. Nasıl Verimlilik Ninjası Olunur kitabının yazarı Graham Allcott şöyle açıklıyor: "Kendinizi bunalmış hissediyorsanız görevleri önceliklendiremezsiniz, ancak tamamen aşırı yüklenmiş olabilir ve yine de bunalmış hissetmeyebilirsiniz. Anahtar, üzerinde çalışmanız gereken her şeyi kafanızdan çıkarıp hepsini anlamlandırmaya başlayabilmektir. Bir kağıt alın ve ilerleme kaydetmeniz gereken, bitmemiş hissettiren ve tamamlanmamış önemsediğiniz her şeyi yazın. Düşündüğünüzden daha uzun sürecek, ancak sadece hepsini kafanızdan çıkarmak size netlik, perspektif ve kontrol hissi verecektir."
Hız kazanmak bir sonraki adımdır, ancak bunun nasıl yapılacağı konusunda görüşler farklılık gösterir. Bazı verimlilik uzmanları en zor görevi önce halletmeyi önerirken, diğerleri hız kazanmak için birkaç hızlı başarıyla başlamayı önerir. İyi bir yaklaşım, ikisini birleştirmektir: listenizi gözden geçirin ve üç dakikanın altında yapabileceğiniz her şeyi -örneğin bir diş randevusu almak veya bir arkadaşa veya aile üyesine kısa bir not göndermek gibi- halledin, ardından bu başarı dalgasını daha zorlu görevlere taşıyın.
Success Story podcast'inin sunucusu Scott Clary şunu belirtiyor: "Çoğu insan aşırı çalışmaktan yorulduğunu düşünür. Aslında değiller - zihinsel karmaşadan yoruluyorlar. Cevaplanmamış mesaj, kaçındıkları özür, sürekli erteledikleri karar. Bunlar gün boyunca zihninizin arka planında 20 tarayıcı sekmesi gibi çalışır ve pilinizi tüketir. Önce bu döngüleri kapatın, enerjiniz hemen geri gelir. Onları kapatmanın gerçek işi, onları taşımaktan neredeyse her zaman daha az yorucudur." Araştırmalar bunu destekliyor: 2011'de Tamamlandı Say! başlıklı bir makalede, psikologlar EJ Masicampo ve Roy F Baumeister, yerine getirilmemiş hedeflerin sizi zihinsel olarak tüketebileceğini, ancak onları halletmek için plan yapmanın -tabii takip ederseniz- yardımcı olduğunu buldu. Planlama hakkındaki birçok kitap temelde işleri parçalara ayırmaya dayanır: ertelediğiniz büyük, göz korkutucu bir görev varsa, onu hemen yapabileceğiniz bir "ilk şey" kalana kadar giderek daha küçük adımlara bölün.
İş gününüze başlamaya hazır olduğunuzda, unutmayın ki tüm saatler eşit yaratılmamıştır. Allcott şöyle diyor: "Her birimizin 'proaktif dikkat' dediğim şeyden çok sınırlı bir kaynağı var - günde en canlı ve işleri ilerletebilecek hissettiğimiz iki ila üç saat. Kişiden kişiye değişir, ancak çoğu insan için sabah kahvemizi içip biraz uyandıktan sonradır. Bu saatlerde neye odaklanmayı seçtiğimiz verimliliğimizi belirler." Bunun önemli bir parçası, bu proaktif dikkati dikkat dağıtıcılardan korumaktır - "telefonlarımız, e-postalar, toplantılar, diğer insanlar. Telefonunuzu sessize alın, e-postalardan ve mesajlardan uzaklaşın, dizüstü bilgisayarınızdaki diğer tüm pencereleri kapatın. Odaklanın!"
İşleri ertelemeyi bırakın. Belirli görevleri ertelemenizin birçok nedeni olabilir, ancak genellikle erteleme, bu işler hakkında düşündüğünüzde ortaya çıkan olumsuz duygularla -sıkıntı ve hayal kırıklığından kaygı, güvensizlik ve kendinden şüphe duymaya kadar- başa çıkmanın bir yoludur. Anahtar, erteleme yaptığınız için kendinizi eleştirme dürtüsüne direnmek ve kendinize çok sert davranmaktan kaçınmaktır. 2010 yılında yapılan bir araştırmada, araştırmacılar ilk sınava çalışırken erteleme yaptıkları için kendilerini affeden öğrencilerin, bir sonraki sınava hazırlanırken daha az erteleme yaptıklarını buldu. Kendini affetmenin, "bireyin uyumsuz davranışının ötesine geçmesine ve geçmiş eylemlerin yükü olmadan yaklaşan sınava odaklanmasına" izin vererek verimliliğe yardımcı olduğu sonucuna vardılar.
Bunu uygulamanın basit bir yolu, erteleme senaryosunu önceden zihinsel olarak prova etmektir. Surrey Üniversitesi'nde davranış değişikliği uzmanı Profesör Benjamin Gardner, "Sık sık içinde bulunduğunuz bir durumu ve gerçekleştiğinde benimseyeceğiniz davranışı düşünün - bu, daha başlamadan bir ilişki yaratır" diyor. "Ne kadar spesifik olursa o kadar iyi." "Eğer-öyleyse" planı olarak bilinen bir plan oluşturabilirsiniz, örneğin: "Eğer kendimi ertelerken yakalarsam, hiçbir özeleştiri yapmadan nazikçe işime döneceğim."
Elbette, X ve Instagram gibi sosyal medyadan kaçınmak verimliliğiniz (ve muhtemelen zihinsel sağlığınız) için iyidir, ancak burada durmayın. Verimlilik koçu Teresa Richards, "Telefonunuzdaki veya bilgisayar uygulamalarınızdaki kullanım sınırlarını belirlemek oyunun kurallarını değiştirir, ancak bunları sadece sosyal medya için uygulamayın" diyor ve "daha az yaparak daha fazlasını başarmaya" inanıyor. "İşim için e-postaları günde 20 dakika ile sınırlıyorum, bu da hangilerine cevap vereceğim konusunda kasıtlı olmamı zorluyor ve her pazarlama bültenini okumak için zaman harcamamı engelliyor. Haberler için de aynısı geçerli - habersiz olmakla dünya meseleleri karşısında bunalmak arasında ince bir çizgi var. Haber okumaya biraz daha az zaman ayırmayı ve kazandığınız bu dakikaları daha olumlu bir şey yapmak için kullanmayı düşünün." Fikre mi ihtiyacınız var? İlginizi çeken "mikro gönüllülük" fırsatlarını arayın. Örneğin, Be My Eyes uygulaması görme engelli kişilere gerçek zamanlı yardım sağlamak için nöbet tutmanıza olanak tanırken, Macmillan Cancer Support genellikle el yazısı teşekkür notları yazmak için gönüllülere ihtiyaç duyar.
Ve rahatlayın.
Ne sıklıkla mola vermelisiniz? Bu, işinizin ne kadar yoğun olduğuna ve size neyin uygun olduğuna bağlıdır. Birçok insan popüler "Pomodoro" yöntemini takip eder - bir uygulama, çevrimiçi zamanlayıcı veya hatta domates şeklinde bir mutfak zamanlayıcısı kullanarak 25 dakika çalışmak, beş dakika mola vermek ve öğle yemeğine kadar tekrarlamak. Kesinlikle denemeye değer. Son zamanlarda, daha uzun konsantrasyon sürelerine doğru bir kayma oldu: Zaman yönetimi uzmanı Nir Eyal, 45 dakikalık sprintlerden iyi sonuçlar aldığını bildirirken, Yavaş Verimlilik kitabının yazarı Cal Newport, işleri halletmek için en az 60 dakika kesintisiz zamana ihtiyacınız olduğunu öneriyor. Ancak yeni başlayanlar için, tam tersi yönden başlamak yardımcı olabilir: Geleneksel yönteme esnek bir alternatif olan Progressive Pomodoro, kullanıcıları daha kısa çalışma bloklarıyla başlatıp kademeli olarak artırarak bir "akış" durumuna alıştırmayı amaçlar. Denemek için, sadece beş dakikalık çalışmayla başlayın. Ardından kısa bir mola verin ve bir sonraki bloğunuzun ne kadar sürmesi gerektiğine karar verin. Teoriye göre, sonunda derin çalışmaya tamamen dalacaksınız ve (umarım) en azından bir kısmından keyif alacaksınız.
Hareket, verimliliği artırmak için esastır. Molalarınızda ne yapacağınız kısmen ofiste mi yoksa evden mi çalıştığınıza bağlı olacaktır, ancak her iki durumda da aktif kalmak şarttır. Artan sayıda araştırma, aktif molalar vermenin -esneme veya su ısıtıcısına yürümek kadar basit bir şey bile- ofis çalışanları için ölçülebilir faydalar sağlayabileceğini gösteriyor. Bu faydalar arasında refah ve sağlıkta iyileşme ve hatta verimlilikte artış yer alıyor.
Örneğin, 70 uzaktan idari çalışan üzerinde yapılan yakın tarihli bir çalışma, aktif mikro molalar vermeye teşvik edilenlerin öğle yemeğinden sonra daha az uyku hali, daha düşük algılanan stres ve azalmış bedensel rahatsızlık bildirdiğini buldu. Aktif bir mikro mola, ayağa kalkmak, biraz hareket etmek ve sonra iyi bir duruşla tekrar oturmak kadar kolay olabilir - tüm gün tek pozisyonda oturmanın etkilerini dengeleyen herhangi bir şey. Kapı esnetmesi harika bir örnektir: Bir dirseğinizi bükün ve ön kolunuzu dikey olarak bir kapı pervazına yerleştirin, dirseğiniz tam omzunuzun üzerinde olsun. Ardından göğsünüz ve omzunuzda bir esneme hissedene kadar öne adım atın. Üç derin nefes için tutun ve diğer tarafta tekrarlayın (veya zamanınız kısıtlıysa her ikisini aynı anda yapın), böylece klavyede geçirilen saatlerin geliştirdiği öne eğik duruşu düzeltmeye yardımcı olun.
Öğle yemeği saatinde, mümkünse dışarı çıkıp yürüyüş yapmaya çalışın - ve eğer biraz ağaç yanından geçebilirseniz daha da iyi olur. Doğada, özellikle ormanlık alanlarda zaman geçirmek, mutluluk ve iyimserlik gibi olumlu duyguları artırarak, tekrarlayan düşünceleri azaltarak ve günlük strese karşı tampon oluşturarak ruh halinizi yükseltebilir. Yağmur sizi durdurmasın - birçok insan ıslak toprak kokusunu tuhaf bir şekilde rahatlatıcı bulur. Burnumuz, bu kokudan sorumlu bileşik olan geosmine karşı oldukça hassastır, muhtemelen atalarımızın suyu bulmasına yardımcı olduğu için.
Öğleden sonraki düşüşe ne dersiniz? Kötü uyku, beslenme, susuzluk ve stres gibi faktörler bunu daha da kötüleştirebilir, ancak artan kanıtlar, vücudunuzun sirkadiyen ritmindeki bir düşüş nedeniyle bunun insan yaşamının doğal bir parçası olduğunu gösteriyor. Loughborough Üniversitesi'nden bazı araştırmacılar, bunun karbonhidrat ağırlıklı bir öğle yemeğiyle daha az, yaklaşık her 12 saatte bir şekerleme yapma isteğimizle ilgili evrimleşmiş eğilimimizle daha çok ilgili olduğunu öne sürüyor. Öğleden sonra şekerleme yapabiliyorsanız harika - bilişsel faydalar elde etmek ve sonrasında uyku ataletiyle uğraşmamak için beş ila 15 dakika idealdir. Şekerleme yapmak bir seçenek değilse, kısa bir yürüyüş ve bir bardak su içmek en iyi ikinci seçenektir. Ve eğer öğleden sonraları düzenli olarak halsiz hissediyorsanız, buna göre plan yapın: Randevu almak, e-postalara yanıt vermek veya faturalama işlemlerini halletmek gibi düşük efor gerektiren görevleri, başka herhangi bir şeyle
