O escritor francês Antoine de Saint-Exupéry disse uma vez: "A perfeição é alcançada, não quando não há mais nada a acrescentar, mas quando não há mais nada a retirar." Embora o autor de **O Principezinho** se estivesse a referir a um design elegante, esta ideia também funciona bem para ter um dia produtivo. Em vez de tentar encaixar o maior número possível de tarefas, talvez seja melhor considerar quantas coisas realmente precisa de fazer — e depois concentrar-se em fazê-las excecionalmente bem.
Uma lista de tarefas é o melhor ponto de partida. Para quem está cronicamente sob stress, tirar tempo para escrever tudo o que já sabe que precisa de fazer pode parecer uma perda de tempo, mas vale sempre a pena. Graham Allcott, autor de **How to Be a Productivity Ninja**, explica: "Não é possível priorizar tarefas se se sentir sobrecarregado, mas pode estar totalmente sobrecarregado e ainda assim não se sentir sobrecarregado. A chave é tirar da cabeça tudo o que tem para fazer, para poder começar a dar sentido a tudo. Pegue num papel e escreva todas as coisas em que precisa de fazer progressos, tudo o que lhe pareça inacabado e tudo o que lhe interessa e não está feito. Vai demorar mais do que pensa, mas simplesmente tirar tudo da cabeça dar-lhe-á clareza, perspetiva e uma sensação de controlo."
Criar impulso é o passo seguinte, embora as opiniões difiram sobre como o fazer. Alguns especialistas em produtividade recomendam começar pela tarefa mais difícil, enquanto outros sugerem começar com algumas vitórias rápidas para criar impulso. Uma boa abordagem é combinar ambas: percorra a sua lista e trate de tudo o que possa fazer em menos de três minutos — como marcar uma consulta no dentista ou enviar uma nota rápida a um amigo ou familiar — e depois aproveite essa onda de realização para tarefas mais desafiadoras.
Scott Clary, apresentador do podcast **Success Story**, observa: "A maioria das pessoas pensa que está cansada por excesso de trabalho. Não estão — estão cansadas de desordem mental. A mensagem por responder, as desculpas que estão a evitar, a decisão que adiam constantemente. Estas coisas funcionam em segundo plano na sua mente o dia todo, como 20 separadores do navegador, a esgotar a sua bateria. Feche esses ciclos logo de manhã e a sua energia regressa imediatamente. O trabalho real de os fechar é quase sempre menos exaustivo do que andar com eles às costas." A investigação apoia isto: num artigo de 2011 intitulado **Consider it done!**, os psicólogos EJ Masicampo e Roy F Baumeister descobriram que, embora os objetivos não cumpridos possam esgotá-lo mentalmente, fazer planos para os enfrentar ajuda — desde que os cumpra. Muitos livros sobre planeamento resumem-se essencialmente a dividir as coisas: se há uma tarefa grande e assustadora que tem adiado, divida-a em passos cada vez mais pequenos até ficar com uma "primeira coisa" que possa fazer imediatamente.
Quando estiver pronto para se dedicar ao seu dia de trabalho, lembre-se de que nem todas as horas são iguais. Allcott diz: "Cada um de nós tem um fornecimento muito limitado do que eu chamo 'atenção proativa' — as duas a três horas por dia em que nos sentimos mais vivos e capazes de fazer avançar as coisas. Varia de pessoa para pessoa, mas para a maioria das pessoas é de manhã, depois de termos tomado café e acordado um pouco. O que escolhemos focar durante estas horas define a nossa produtividade." Uma parte fundamental disto, acrescenta, é proteger essa atenção proativa de distrações — "os nossos telemóveis, emails, reuniões, outras pessoas. Ponha o telemóvel no silêncio, afaste-se dos emails e mensagens e feche todas as outras janelas no seu portátil. Concentre-se!"
Pare de adiar as coisas. Pode haver qualquer número de... Há muitas razões pelas quais pode adiar certas tarefas, mas muitas vezes a procrastinação é uma forma de lidar com emoções negativas que surgem quando pensa nessas tarefas — desde o tédio e a frustração até à ansiedade, insegurança e dúvida. A chave é resistir à vontade de se criticar por procrastinar e evitar ser demasiado duro consigo mesmo. Num estudo de 2010, os investigadores descobriram que os estudantes que se perdoaram por procrastinar enquanto estudavam para um primeiro exame acabaram por procrastinar menos ao prepararem-se para o seguinte. Concluíram que o autoperdão ajuda a produtividade ao permitir "que o indivíduo ultrapasse o seu comportamento desadaptativo e se concentre no exame seguinte sem o fardo de atos passados".
Uma forma simples de praticar isto é ensaiar mentalmente um cenário de procrastinação com antecedência. "Pense numa situação em que se encontra frequentemente e no comportamento que vai adotar quando isso acontecer — isto cria uma associação antes mesmo de começar", diz o professor Benjamin Gardner, especialista em mudança comportamental da Universidade de Surrey. "Quanto mais específico, melhor." Pode criar o que é conhecido como um plano "se-então", como: "Se me apanhar a procrastinar, voltarei suavemente ao meu trabalho sem qualquer autocrítica."
Claro, evitar as redes sociais como o X e o Instagram é bom para a sua produtividade (e possivelmente para o seu bem-estar mental), mas não pare por aí. "Definir limites de utilização nas aplicações do seu telemóvel ou computador é uma mudança radical, mas não os aplique apenas às redes sociais", diz a coach de produtividade Teresa Richards, que acredita em "fazer mais fazendo menos". "Para o meu negócio, limito os emails a 20 minutos por dia, o que me obriga a ser intencional sobre a quais respondo e impede-me de perder tempo a ler todos os boletins informativos de marketing. O mesmo se aplica às notícias — há uma linha ténue entre estar desinformado e ficar sobrecarregado com os problemas do mundo. Considere gastar um pouco menos de tempo a ler as notícias e usar esses minutos poupados para fazer algo mais positivo." Precisa de ideias? Procure oportunidades de "microvoluntariado" que lhe interessem. Por exemplo, a aplicação Be My Eyes permite-lhe estar de plantão para prestar assistência em tempo real a pessoas com deficiência visual, enquanto a Macmillan Cancer Support precisa frequentemente de voluntários para escrever à mão notas de agradecimento.
E relaxe.
Com que frequência deve fazer pausas? Depende de quão exigente é o seu trabalho e do que lhe convém. Muitas pessoas seguem o popular método "Pomodoro" — usando uma aplicação, um temporizador online ou até um temporizador de cozinha em forma de tomate para trabalhar durante 25 minutos, fazer uma pausa de cinco minutos e repetir até à hora do almoço. Vale certamente a pena experimentar. Recentemente, tem havido uma mudança para períodos mais longos de concentração: o especialista em gestão do tempo Nir Eyal relata bons resultados com sprints de 45 minutos, enquanto Cal Newport, autor de **Slow Productivity**, sugere que precisa de pelo menos 60 minutos de tempo ininterrupto para fazer as coisas. Para principiantes, no entanto, pode ajudar começar ao contrário: o Progressive Pomodoro, uma alternativa flexível ao método tradicional, visa levar os utilizadores a um estado de "fluxo" começando com blocos de trabalho mais curtos e aumentando-os gradualmente. Para experimentar, comece com apenas cinco minutos de trabalho. Depois, faça uma pausa curta e decida quanto tempo deve durar o seu próximo bloco. Eventualmente, em teoria, ficará totalmente imerso num trabalho profundo e (esperemos) desfrutará pelo menos de parte dele.
O movimento é essencial para aumentar a produtividade. O que faz durante as pausas dependerá em parte de estar no escritório ou a trabalhar a partir de casa, mas de qualquer forma, manter-se ativo é obrigatório. Um número crescente de investigações mostra que fazer pausas ativas — mesmo algo tão simples como alongar-se ou caminhar até à chaleira — pode trazer benefícios mensuráveis para os trabalhadores de escritório. Estes benefícios incluem um maior bem-estar e saúde, e possivelmente até um aumento da produtividade.
Por exemplo, um estudo recente com 70 trabalhadores administrativos remotos descobriu que aqueles que foram encorajados a fazer micropausas ativas relataram menos sonolência pós-almoço, menos stress percebido e menos desconforto corporal. Uma micropausa ativa pode ser tão fácil como levantar-se, mexer-se um pouco e depois voltar a sentar-se com boa postura — qualquer coisa que contrarie ficar sentado numa posição o dia todo. O alongamento na porta é um ótimo exemplo: dobre um cotovelo e coloque o antebraço verticalmente contra a ombreira de uma porta, com o cotovelo ligeiramente acima do ombro. Depois, dê um passo em frente até sentir um alongamento no peito e no ombro. Mantenha durante três respirações profundas e repita do outro lado (ou faça ambos ao mesmo tempo se estiver com falta de tempo) para ajudar a desfazer a curvatura para a frente desenvolvida após horas ao teclado.
À hora do almoço, tente sair para uma caminhada, se puder — e se puder passar por algumas árvores, ainda melhor. Passar tempo na natureza, especialmente em áreas arborizadas, pode melhorar o seu humor, aumentando sentimentos positivos como felicidade e otimismo, reduzindo a ruminação e protegendo contra o stress quotidiano. Não deixe que a chuva o impeça — muitas pessoas acham o cheiro da terra molhada estranhamente calmante. Os nossos narizes são altamente sensíveis à geosmina, o composto responsável por essa fragrância, provavelmente porque ajudou os nossos antepassados a localizar água.
E quanto à quebra da tarde? Fatores como sono deficiente, dieta, desidratação e stress podem piorá-la, mas há cada vez mais evidências de que é uma parte natural da vida humana devido a uma queda no ritmo circadiano do seu corpo. Alguns investigadores da Universidade de Loughborough sugerem que tem menos a ver com um almoço rico em hidratos de carbono e mais a ver com a nossa tendência evolutiva de querer uma sesta a cada 12 horas mais ou menos. Se conseguir fazer uma sesta à tarde, ótimo — cinco a 15 minutos é o ideal para obter benefícios cognitivos sem lidar com a inércia do sono depois. Se não for possível fazer uma sesta, uma curta caminhada e um copo de água são a segunda melhor opção. E se se sentir regularmente lento à tarde, planeie em torno disso: agende tarefas de baixo esforço, como marcar consultas, responder a emails ou tratar de faturas para depois das 15h, quando enfrentar qualquer outra coisa pode parecer andar a pé pelo melaço.
No final do dia, tente terminar com uma nota positiva e preparar-se para o sucesso na manhã seguinte. A formadora e oradora de produtividade Liz Hardwick recomenda agendar três check-ins por semana: "À segunda-feira, defina três objetivos claros para a semana. À quarta-feira, tire tempo para uma reflexão a meio da semana: O que está a funcionar? O que precisa de ajustes? O que o faria sentir-se bem por terminar até ao final da semana? E, se estiver disposto, use o seu último dia de trabalho para olhar para trás: O que teve o maior impacto? Em que deve concentrar-se novamente na próxima semana?" Finalmente, tire 30 segundos para limpar qualquer desordem óbvia da sua secretária — alguns estudos ligam a desordem do escritório a um maior risco de esgotamento — feche todos os separadores e felicite-se por um trabalho bem feito.
Muito bem. Amanhã é outro dia.
Perguntas Frequentes
FAQs O Dia de Trabalho Perfeito
Iniciante Perguntas Fundamentais
1 O que é exatamente um dia de trabalho perfeito
É um dia em que realiza as suas tarefas mais importantes de forma eficiente, sente que controla o seu tempo e termina o dia com energia — não com esgotamento. Trata-se de produtividade com paz de espírito, não apenas de marcar caixas.
2 Qual é o maior benefício de estruturar o meu dia desta forma
O maior benefício é a redução do stress. Quando tem um plano claro e expectativas realistas, elimina a ansiedade do caos e a culpa de uma lista de tarefas por fazer, levando a uma melhor concentração e satisfação.
3 Estou sobrecarregado desde o início. Por onde começo sequer
Comece na noite anterior. Passe 5 minutos a escrever as suas 1-3 Tarefas Mais Importantes para o dia seguinte. Este simples ato limpa a sua mente e dá-lhe uma direção imediata de manhã.
4 Preciso de acordar às 5 da manhã para ter um dia de trabalho perfeito
Absolutamente não. Embora uma rotina matinal consistente ajude, a hora perfeita é a que funciona de forma sustentável para si. A chave é proteger os seus primeiros 60-90 minutos para trabalho focado, não a hora específica a que começa.
5 Como lido com interrupções e reuniões constantes
Bloqueie proativamente a sua agenda. Agende Blocos de Foco para trabalho profundo e trate-os como compromissos inadiáveis. Para interrupções, comunique educadamente a sua disponibilidade.
Problemas Comuns Soluções
6 O meu plano desfaz-se sempre pelas 10 da manhã. O que estou a fazer mal
Provavelmente está a sobrecarregar a agenda. Não planeie cada minuto. Agende as suas 2-3 tarefas críticas e 1-2 tarefas mais curtas, depois deixe tempo de buffer aberto para o inesperado. Um plano que não pode flexibilizar irá sempre quebrar.
7 Como me mantenho focado quando constantemente quero verificar o email ou as redes sociais
Use o bloqueio de tempo e a função Não Perturbe. Experimente a Técnica Pomodoro: trabalhe durante 25 minutos, depois faça uma pausa de 5 minutos. Durante o sprint de trabalho, feche todos os separadores e aplicações não relacionados.
8 E se tiver demasiado para fazer e não conseguir possivelmente terminar tudo
Este é o problema central. Deve
