Lo scrittore francese Antoine de Saint-Exupéry una volta disse: "La perfezione è raggiunta, non quando non c'è più nulla da aggiungere, ma quando non c'è più nulla da togliere". Sebbene l'autore de **Il Piccolo Principe** si riferisse al design elegante, questa idea funziona bene anche per avere una giornata produttiva. Invece di cercare di stipare il maggior numero possibile di compiti, potrebbe essere meglio considerare quante poche cose devi veramente fare, e poi concentrarti sul farle eccezionalmente bene.
Il posto migliore per iniziare è una lista delle cose da fare. Per chi è cronicamente sovraccarico di stress, prendersi il tempo per scrivere tutto ciò che già sai di dover fare potrebbe sembrare uno spreco, ma ne vale sempre la pena. Graham Allcott, autore di **How to Be a Productivity Ninja**, spiega: "Non puoi dare priorità ai compiti se ti senti sopraffatto, ma puoi essere totalmente sovraccarico e comunque non sentirti sopraffatto. La chiave è tirare fuori dalla tua testa tutto ciò su cui devi lavorare, in modo da iniziare a dare un senso al tutto. Prendi un foglio di carta e scrivi tutte le cose su cui devi fare progressi, tutto ciò che ti sembra incompiuto e tutto ciò a cui tieni che non è stato fatto. Ci vorrà più tempo di quanto pensi, ma semplicemente tirarlo tutto fuori dalla testa ti darà chiarezza, prospettiva e un senso di controllo".
Costruire slancio è il passo successivo, anche se le opinioni divergono su come farlo. Alcuni esperti di produttività consigliano di affrontare prima il compito più difficile, mentre altri suggeriscono di iniziare con qualche rapido successo per costruire slancio. Un buon approccio è combinare entrambi: scorri la tua lista e gestisci tutto ciò che puoi fare in meno di tre minuti, come fissare un appuntamento dal dentista o inviare un messaggio veloce a un amico o familiare, poi cavalca quell'onda di realizzazione verso compiti più impegnativi.
Scott Clary, conduttore del podcast **Success Story**, nota: "La maggior parte delle persone pensa di essere stanca per il superlavoro. Non lo sono: sono stanche per il disordine mentale. Il messaggio non risposto, le scuse che stanno evitando, la decisione che continuano a rimandare. Queste cose girano in sottofondo nella tua mente tutto il giorno come 20 schede del browser, scaricando la tua batteria. Chiudi questi cicli per prima cosa e la tua energia tornerà immediatamente. Il lavoro effettivo per chiuderli è quasi sempre meno estenuante che portarseli dietro". La ricerca lo conferma: in un articolo del 2011 intitolato **Consider it done!**, gli psicologi EJ Masicampo e Roy F Baumeister hanno scoperto che, sebbene gli obiettivi non realizzati possano prosciugarti mentalmente, fare piani per affrontarli aiuta, purché tu li porti a termine. Molti libri sulla pianificazione si riducono essenzialmente a scomporre le cose: se c'è un compito grande e intimidatorio che stai rimandando, suddividilo in passi sempre più piccoli finché non ti rimane una "prima cosa" che puoi fare subito.
Una volta pronto a immergerti nella tua giornata lavorativa, ricorda che non tutte le ore sono uguali. Allcott dice: "Ognuno di noi ha una scorta molto limitata di ciò che chiamo 'attenzione proattiva' – le due o tre ore al giorno in cui ci sentiamo più vivi e in grado di spingere le cose avanti. Varia da persona a persona, ma per la maggior parte delle persone è al mattino, dopo aver bevuto il caffè e essersi svegliati un po'. Ciò che scegliamo di focalizzare durante queste ore definisce la nostra produttività". Una parte fondamentale di questo, aggiunge, è proteggere quell'attenzione proattiva dalle distrazioni – "i nostri telefoni, le email, le riunioni, le altre persone. Metti il telefono in silenzioso, allontanati da email e messaggi e chiudi tutte le altre finestre sul tuo laptop. Concentrati!".
Smetti di rimandare le cose. Potrebbero esserci un qualsiasi numero di... Ci sono molte ragioni per cui potresti rimandare certi compiti, ma spesso la procrastinazione è un modo per affrontare le emozioni negative che sorgono quando pensi a questi lavori – dalla noia e frustrazione all'ansia, insicurezza e insicurezza di sé. La chiave è resistere all'impulso di criticarti per la procrastinazione ed evitare di essere troppo duro con te stesso. In uno studio del 2010, i ricercatori hanno scoperto che gli studenti che si perdonavano per aver procrastinato mentre studiavano per un primo esame finivano per procrastinare meno quando si preparavano per il successivo. Hanno concluso che l'auto-perdono aiuta la produttività permettendo "all'individuo di andare oltre il suo comportamento disadattivo e concentrarsi sull'esame imminente senza il peso degli atti passati".
Un modo semplice per praticare questo è provare mentalmente uno scenario di procrastinazione in anticipo. "Pensa a una situazione in cui ti trovi spesso e al comportamento che adotterai quando accadrà – questo crea un'associazione prima ancora di iniziare", dice il professor Benjamin Gardner, specialista in cambiamento comportamentale all'Università del Surrey. "Più specifico, meglio è". Potresti creare quello che è noto come un piano "se-allora", come: "Se mi accorgo di procrastinare, tornerò dolcemente al mio lavoro senza alcuna autocritica".
Naturalmente, evitare i social media come X e Instagram fa bene alla tua produttività (e forse al tuo benessere mentale), ma non fermarti qui. "Impostare limiti di utilizzo sulle app del telefono o del computer è un punto di svolta, ma non applicarli solo ai social media", dice la coach di produttività Teresa Richards, che crede nel "fare di più facendo di meno". "Per la mia attività, limito le email a 20 minuti al giorno, il che mi costringe a essere intenzionale su quali rispondere e mi impedisce di perdere tempo a leggere ogni newsletter di marketing. Lo stesso vale per le notizie – c'è una linea sottile tra essere disinformati e sentirsi sopraffatti dai problemi mondiali. Considera di passare un po' meno tempo a leggere le notizie e usa quei minuti risparmiati per fare qualcosa di più positivo". Hai bisogno di idee? Cerca opportunità di "micro-volontariato" che ti interessano. Ad esempio, l'app Be My Eyes ti permette di essere reperibile per fornire assistenza in tempo reale a persone con disabilità visive, mentre Macmillan Cancer Support ha spesso bisogno di volontari per scrivere a mano note di ringraziamento.
E rilassati.
Con quale frequenza dovresti fare pause? Dipende da quanto è impegnativo il tuo lavoro e da cosa ti si addice. Molte persone seguono il popolare metodo "Pomodoro" – usando un'app, un timer online o persino un timer da cucina a forma di pomodoro per lavorare per 25 minuti, fare una pausa di cinque minuti e ripetere fino all'ora di pranzo. Vale certamente la pena provarlo. Recentemente, c'è stata una tendenza verso periodi di concentrazione più lunghi: l'esperto di gestione del tempo Nir Eyal riporta buoni risultati da sprint di 45 minuti, mentre Cal Newport, autore di **Slow Productivity**, suggerisce che hai bisogno di almeno 60 minuti di tempo ininterrotto per portare a termine le cose. Per i principianti, tuttavia, potrebbe aiutare iniziare al contrario: il Pomodoro Progressivo, un'alternativa flessibile al metodo tradizionale, mira a far entrare gradualmente gli utenti in uno stato di "flusso" iniziando con blocchi di lavoro più brevi e aumentandoli gradualmente. Per provarlo, inizia con solo cinque minuti di lavoro. Dopodiché, fai una breve pausa e decidi quanto dovrebbe durare il tuo prossimo blocco. Alla fine, secondo la teoria, ti immergerai completamente nel lavoro profondo e (si spera) ne godrai almeno in parte.
Il movimento è essenziale per aumentare la produttività. Ciò che fai durante le pause dipenderà in parte dal fatto che tu sia in ufficio o lavori da casa, ma in entrambi i casi, rimanere attivo è un must. Un numero crescente di ricerche mostra che fare pause attive – anche qualcosa di semplice come stretching o camminare fino al bollitore – può fornire benefici misurabili per i lavoratori d'ufficio. Questi benefici includono un miglioramento del benessere e della salute, e forse persino un aumento della produttività.
Ad esempio, un recente studio su 70 lavoratori amministrativi in remoto ha rilevato che coloro che sono stati incoraggiati a fare micro-pause attive hanno riportato meno sonnolenza post-pranzo, stress percepito inferiore e ridotto disagio corporeo. Una micro-pausa attiva potrebbe essere semplice come alzarsi in piedi, muoversi un po' e poi sedersi di nuovo con una buona postura – qualsiasi cosa contrasti lo stare seduti in una posizione tutto il giorno. Lo stretching sulla porta è un ottimo esempio: piega un gomito e posiziona l'avambraccio verticalmente contro lo stipite di una porta, con il gomito appena sopra la spalla. Poi fai un passo in avanti finché non senti uno stiramento attraverso il petto e la spalla. Mantieni per tre respiri profondi e ripeti dall'altro lato (o fallo su entrambi i lati contemporaneamente se hai poco tempo) per aiutare a correggere la curvatura in avanti sviluppata dopo ore alla tastiera.
All'ora di pranzo, cerca di uscire per una passeggiata se puoi – e se puoi passare vicino ad alcuni alberi, ancora meglio. Trascorrere tempo nella natura, specialmente in aree boschive, può migliorare il tuo umore aumentando sentimenti positivi come felicità e ottimismo, riducendo la ruminazione e proteggendo dallo stress quotidiano. Non lasciare che la pioggia ti fermi – molte persone trovano stranamente rilassante l'odore della terra bagnata. I nostri nasi sono altamente sensibili alla geosmina, il composto responsabile di quella fragranza, probabilmente perché aiutava i nostri antenati a localizzare l'acqua.
E per quanto riguarda il calo pomeridiano? Fattori come sonno scarso, dieta, disidratazione e stress possono peggiorarlo, ma ci sono sempre più prove che sia una parte naturale della vita umana a causa di un calo nel ritmo circadiano del tuo corpo. Alcuni ricercatori della Loughborough University suggeriscono che abbia meno a che fare con un pranzo ricco di carboidrati e più con la nostra tendenza evolutiva a voler fare un pisolino ogni 12 ore circa. Se riesci a gestire un pisolino pomeridiano, ottimo – da cinque a 15 minuti è ideale per ottenere benefici cognitivi senza dover affrontare l'inerzia del sonno dopo. Se il pisolino non è un'opzione, una breve passeggiata e un bicchiere d'acqua sono la prossima cosa migliore. E se ti senti regolarmente fiacco nel pomeriggio, pianifica di conseguenza: programma compiti a basso sforzo come fissare appuntamenti, rispondere alle email o gestire fatture per dopo le 15:00, quando affrontare qualsiasi altra cosa potrebbe sembrare come camminare nella melassa.
Alla fine della giornata, cerca di finire con una nota positiva e preparati per il successo della mattina successiva. La formatrice e speaker di produttività Liz Hardwick raccomanda di programmare tre check-in ogni settimana: "Il lunedì, stabilisci tre obiettivi chiari per la settimana. Il mercoledì, prenditi del tempo per una riflessione a metà settimana: cosa sta funzionando? Cosa ha bisogno di aggiustamenti? Cosa ti farebbe sentire bene finire entro la fine della settimana? E, se ti va, usa il tuo ultimo giorno lavorativo per guardare indietro: cosa ha avuto il maggiore impatto? Su cosa dovresti concentrarti di nuovo la prossima settimana?". Infine, prendi 30 secondi per rimuovere qualsiasi disordine evidente dalla tua scrivania – alcuni studi collegano il disordine in ufficio a un rischio maggiore di burnout – chiudi tutte le tue schede e congratulati con te stesso per un lavoro ben fatto.
Ben fatto. Domani è un altro giorno.
**Domande Frequenti**
FAQ La Giornata Lavorativa Perfetta
Principiante Domande Fondamentali
1 Cos'è esattamente una giornata lavorativa perfetta?
È un giorno in cui porti a termine i tuoi compiti più importanti in modo efficiente, ti senti in controllo del tuo tempo e finisci la giornata con energia, non burnout. Si tratta di produttività con tranquillità mentale, non solo di spuntare caselle.
2 Qual è il vantaggio più grande di strutturare la mia giornata in questo modo?
Il vantaggio più grande è lo stress ridotto. Quando hai un piano chiaro e aspettative realistiche, elimini l'ansia del caos e il senso di colpa di una lista di cose da fare incompiuta, portando a una migliore concentrazione e soddisfazione.
3 Sono sopraffatto fin dall'inizio. Da dove comincio?
Inizia la sera prima. Passa 5 minuti a scrivere i tuoi 1-3 Compiti Più Importanti per il giorno successivo. Questo semplice atto libera la tua mente e ti dà una direzione immediata al mattino.
4 Devo svegliarmi alle 5 del mattino per avere una giornata lavorativa perfetta?
Assolutamente no. Sebbene una routine mattutina coerente aiuti, l'ora perfetta è quella che funziona in modo sostenibile per te. La chiave è proteggere i tuoi primi 60-90 minuti per il lavoro focalizzato, non l'ora specifica in cui inizi.
5 Come gestisco le interruzioni e le riunioni costanti?
Blocca proattivamente il tuo calendario. Pianifica "Blocchi di Concentrazione" per il lavoro profondo e trattali come appuntamenti incancellabili. Per le interruzioni, comunica educatamente la tua disponibilità.
Problemi Comuni e Soluzioni
6 Il mio piano va sempre in pezzi entro le 10 del mattino. Cosa sto sbagliando?
Probabilmente stai sovra-pianificando. Non pianificare ogni minuto. Pianifica i tuoi 2-3 compiti critici e 1-2 compiti più brevi, poi lascia tempo cuscinetto aperto per l'imprevisto. Un piano che non può flettersi si romperà sempre.
7 Come rimango concentrato quando voglio costantemente controllare email o social media?
Usa il time-blocking e la funzione Non Disturbare. Prova la Tecnica Pomodoro: lavora per 25 minuti, poi fai una pausa di 5 minuti. Durante lo sprint di lavoro, chiudi tutte le schede e app non correlate.
8 E se ho troppo da fare e non posso assolutamente finire tutto?
Questo è il problema centrale. Devi
