法国作家安托万·德·圣-埃克苏佩里曾说："臻于完美之境，非在无可增添之时，而在无可删减之际。"虽然《小王子》的作者指的是优雅的设计，但这个理念同样适用于高效工作。与其试图塞进尽可能多的任务，不如思考你真正需要完成的事情何其少——然后专注于将这些事做到极致。
待办事项清单是最佳起点。对于长期压力过大的人来说，花时间写下已知的所有待办事项看似浪费，实则物超所值。《高效忍者》作者格雷厄姆·阿尔科特解释道："当你感到不堪重负时，你无法确定任务优先级；但即使任务堆积如山，你仍可能不觉压力。关键在于将脑中所有待办事项倾泻而出，才能理清头绪。拿张纸写下所有需要推进的事项、任何未完成之事以及你在意却未解决的事情。这比想象中耗时更久，但仅仅清空大脑就能带来清晰思路、全局视角和掌控感。"
建立动力是下一步，但方法因人而异。有些效率专家建议先处理最难任务，另一些人则认为应从几个快速小胜开始积累动能。折衷方案是：浏览清单，先处理三分钟内能完成的事项（如预约牙医或给亲友发简短留言），然后乘着成就感浪潮攻克更艰巨的任务。
《成功故事》播客主持人斯科特·克莱里指出："多数人以为劳累源于过度工作。实则不然——他们是被精神杂念所困。未回复的信息、回避的道歉、拖延的决定。这些思绪像20个浏览器标签页在脑中全天运行，持续消耗精力。优先处理这些悬而未决之事，能量将即刻恢复。解决它们实际消耗的精力，远低于持续背负的心理负担。"研究佐证了这一点：在2011年题为《视为完成！》的论文中，心理学家E·J·马西坎波和罗伊·F·鲍迈斯特发现，未完成的目标会消耗心理能量，而制定行动计划则能缓解这种消耗——前提是切实执行。许多规划类书籍的核心都可归结为分解任务：若你一直拖延某项艰巨的大任务，就将其拆解为越来越小的步骤，直到剩下一个能立即行动的"第一步"。
当你准备投入工作时，请记住并非所有时间都等价。阿尔科特说："我们每个人都拥有有限的'主动注意力'——每天两到三小时最具活力、最能推动事务的时段。因人而异，但对多数人而言，这个时段出现在早晨喝完咖啡清醒后。我们在这几小时选择专注什么，决定了我们的效率。"他补充道，关键是要保护主动注意力免受干扰——"手机、邮件、会议、他人。将手机静音，远离邮件和消息，关闭笔记本电脑上所有无关窗口。专注！"
停止拖延。你可能因各种原因推迟某些任务，但拖延常是应对负面情绪的方式——当你想到这些工作时，无聊、沮丧、焦虑、不安和自我怀疑便油然而生。关键是要克制批评自己拖延的冲动，避免对自己过于严苛。2010年的一项研究发现，原谅自己在首次考试复习期间拖延的学生，在准备下次考试时拖延行为反而减少。研究人员得出结论：自我宽恕通过"让个体超越适应不良的行为，摆脱过往行为的负担，专注于即将到来的任务"来提升效率。
实践这一点有个简单方法：提前在脑中预演拖延场景。萨里大学行为改变专家本杰明·加德纳教授说："设想你常陷入的情境及应对行为——这能在开始前建立心理关联。越具体越好。"你可以制定"如果-那么"计划，例如："如果我发现自己拖延，我会毫无自责地温和回归工作。"
当然，避开X和Instagram等社交媒体有助于提升效率（或许还有心理健康），但不止于此。信奉"少做多得"的效率教练特蕾莎·理查兹说："为手机或电脑应用设置使用时限是改变游戏规则的做法，但别只用于社交媒体。在我的工作中，我将每日处理邮件时间限制在20分钟内，这迫使我慎重选择回复哪些邮件，避免浪费时间阅读每封营销简报。新闻同理——在信息闭塞与被世界大事淹没之间存在微妙界限。考虑减少看新闻的时间，用省下的分钟做些更积极的事。"需要灵感？寻找感兴趣的"微志愿"机会。例如，"Be My Eyes"应用让你随时为视障人士提供实时协助，麦克米伦癌症援助组织常需要志愿者手写感谢信。
放松一下。
该多久休息一次？这取决于工作强度和个人习惯。许多人采用流行的"番茄工作法"——用应用、在线计时器甚至番茄形状厨房定时器工作25分钟，休息5分钟，循环至午餐。这绝对值得尝试。近来趋势转向更长的专注时段：时间管理专家尼尔·埃亚尔报告称45分钟冲刺效果良好，《慢工出细活》作者卡尔·纽波特则认为至少需要60分钟不受干扰的时间才能完成工作。但对初学者而言，反向操作或许更有帮助："渐进式番茄工作法"作为传统方法的灵活替代，旨在通过从较短工作时段开始并逐渐延长，帮助用户进入"心流"状态。尝试时，仅从5分钟工作开始。短暂休息后决定下一时段时长。理论上，最终你将完全沉浸于深度工作，并（但愿）享受其中至少部分过程。
活动对提升效率至关重要。休息时的活动部分取决于你在办公室还是居家办公，但无论如何，保持活动是必须的。越来越多研究表明，主动休息——即使是伸展或走去接水这样简单的动作——也能为办公室职员带来可衡量的益处，包括改善身心健康，甚至可能提高效率。
例如，最近一项针对70名远程行政人员的研究发现，被鼓励进行主动微休息的人午餐后困倦感更轻、感知压力更低、身体不适更少。主动微休息可以简单如起身稍作活动，然后以良好姿势坐回——任何能抵消全天固定坐姿的行为皆可。"门框拉伸"是个好例子：弯曲一侧手肘，将前臂垂直抵在门框上，肘部略高于肩。向前迈步直到感到胸肩拉伸。保持三次深呼吸后换边重复（若时间紧迫可双侧同时进行），以缓解数小时键盘工作形成的前倾姿势。
午餐时尽量外出散步——若能经过树木则更佳。接触自然，尤其是林地，能通过增强快乐与乐观等积极情绪、减少反刍思维、缓冲日常压力来提升情绪。别让雨天阻挡你——许多人发现湿润泥土的气味有种奇特的安抚感。我们的鼻子对土臭素高度敏感，这种化合物造就了雨后气息，很可能因为它曾帮助祖先寻找水源。
如何应对午后低迷？睡眠不足、饮食不当、脱水和压力等因素会加剧这种情况，但越来越多证据表明这是人体昼夜节律自然波动的结果。拉夫堡大学的研究人员指出，这与高碳水午餐关系不大，更多源于人类进化形成的每12小时左右小憩倾向。若能午睡再好不过——5到15分钟最理想，既能获得认知益处，又不会产生睡后迟钝。若无法午睡，短暂散步和喝水是次佳选择。若午后常感困倦，可据此规划：将预约安排、回复邮件或处理发票等低强度任务安排在下午3点后，此时处理其他事务可能如跋涉糖浆般费力。
一日将尽时，尝试以积极基调收尾，为次日早晨的成功做好准备。效率培训师兼演讲者莉兹·哈德威克建议每周安排三次检视："周一明确本周三个目标。周三进行中期反思：哪些方法有效？哪些需要调整？周末前完成什么会让你感到满足？如果状态允许，用最后一个工作日回顾：哪些事影响最大？下周应重新聚焦什么？"最后，花30秒清理桌上明显杂物——有研究将办公室杂乱与更高职业倦怠风险相关联——关闭所有标签页，为自己圆满完成工作而庆贺。
做得好。明天又是新的一天。
**常见问题解答**
**入门基础问题**
1. **什么是完美工作日？**
指高效完成最重要任务、掌控时间、以精力充沛而非精疲力竭结束的一天。关键在于高效与心境的平和，而非机械勾选清单。
2. **这样规划日子的最大好处是什么？**
最大益处是减轻压力。清晰的计划和现实的预期能消除混乱带来的焦虑与未完成清单的愧疚感，从而提升专注度和满足感。
3. **我从一开始就感到不堪重负，该从何入手？**
从前一晚开始。花5分钟写下次日1-3项最重要任务。这个简单举动能清空思绪，为清晨提供明确方向。
4. **是否需要清晨5点起床才能拥有完美工作日？**
完全不必。虽然规律的晨间习惯有帮助，但关键在于找到可持续的个人节奏。重点是在开始工作的前60-90分钟保护专注时间，而非具体起始钟点。
5. **如何应对持续的中断和会议？**
主动规划日程。为深度工作设置"专注时段"并视作不可更改的预约。面对干扰时，礼貌沟通自己的可联络时间。
**常见问题与解决方案**
6. **我的计划总在上午10点前崩盘，问题出在哪里？**
很可能规划过满。不必安排每分钟，只需规划2-3项关键任务和1-2项短任务，为意外留出缓冲时间。缺乏弹性的计划必然失败。
7. **总想查看邮件或社交媒体时如何保持专注？**
运用时间区块法和勿扰功能。尝试番茄工作法：工作25分钟后休息5分钟。工作时段关闭所有无关标签页和应用。
8. **如果任务太多根本不可能完成怎么办？**
这是核心问题。你必须……
