Ο Γάλλος συγγραφέας Αντουάν ντε Σαιντ-Εξυπερύ είπε κάποτε: «Η τελειότητα επιτυγχάνεται, όχι όταν δεν υπάρχει τίποτα άλλο να προσθέσεις, αλλά όταν δεν απομένει τίποτα να αφαιρέσεις». Ενώ ο συγγραφέας του **Μικρού Πρίγκιπα** αναφερόταν στην κομψή σχεδίαση, αυτή η ιδέα λειτουργεί εξίσου καλά και για μια παραγωγική μέρα. Αντί να προσπαθήσεις να στριμώξεις όσο το δυνατόν περισσότερες εργασίες, ίσως είναι καλύτερο να σκεφτείς πόσα λίγα πράγματα πραγματικά χρειάζεται να κάνεις — και μετά να εστιάσεις στο να τα κάνεις εξαιρετικά καλά.
Η λίστα εργασιών είναι το καλύτερο σημείο εκκίνησης. Για όσους είναι χρόνια υπερβολικά αγχωμένοι, το να αφιερώσουν χρόνο να γράψουν όλα όσα ήδη ξέρουν ότι πρέπει να κάνουν μπορεί να φαίνεται σαν σπατάλη, αλλά πάντα αξίζει τον κόπο. Ο Γκράχαμ Όλκοτ, συγγραφέας του **How to Be a Productivity Ninja**, εξηγεί: «Δεν μπορείς να προτεραιοποιήσεις εργασίες αν νιώθεις συγκλονισμένος, αλλά μπορείς να είσαι εντελώς υπερφορτωμένος και ακόμα να μην νιώθεις συγκλονισμένος. Το κλειδί είναι να βγάλεις από το μυαλό σου όλα όσα έχεις να δουλέψεις, ώστε να αρχίσεις να τα βγάζεις νόημα. Πάρε ένα χαρτί και γράψε όλα όσα χρειάζεται να προχωρήσουν, οτιδήποτε αισθάνεσαι ότι είναι ανολοκλήρωτο, και όλα όσα σε νοιάζουν και δεν έχουν ολοκληρωθεί. Θα πάρει περισσότερο από όσο νομίζεις, αλλά απλώς το να τα βγάλεις όλα από το μυαλό σου θα σου δώσει διαύγεια, προοπτική και αίσθηση ελέγχου».
Η δημιουργία ορμής είναι το επόμενο βήμα, αν και οι απόψεις διαφέρουν για το πώς γίνεται αυτό. Μερικοί ειδικοί παραγωγικότητας προτείνουν να αντιμετωπίσεις πρώτα τη δυσκολότερη εργασία, ενώ άλλοι προτείνουν να ξεκινήσεις με μερικές γρήγορες επιτυχίες για να χτίσεις ορμή. Μια καλή προσέγγιση είναι να συνδυάσεις και τα δύο: διάβασε τη λίστα σου και διεκπεραίωσε οτιδήποτε μπορείς να κάνεις σε λιγότερο από τρία λεπτά — όπως να κλείσεις ραντεβού με τον οδοντίατρο ή να στείλεις ένα γρήγορο μήνυμα σε έναν φίλο ή συγγενή — και μετά καβαλίκεψε αυτό το κύμα επιτυχίας για να προχωρήσεις σε πιο απαιτητικές εργασίες.
Ο Σκοτ Κλάρι, οικοδεσπότης του podcast **Success Story**, σημειώνει: «Οι περισσότεροι άνθρωποι πιστεύουν ότι είναι κουρασμένοι από την υπερβολική εργασία. Δεν είναι — είναι κουρασμένοι από την ψυχική ακαταστασία. Το αναπάντητο μήνυμα, η συγγνώμη που αποφεύγουν, η απόφαση που αναβάλλουν συνεχώς. Αυτά τρέχουν στο παρασκήνιο του μυαλού σου όλη μέρα σαν 20 καρτέλες προγράμματος περιήγησης, απορροφώντας την ενέργειά σου. Κλείσε αυτούς τους βρόχους πρώτα πράγμα, και η ενέργειά σου επιστρέφει αμέσως. Η πραγματική εργασία του να τους κλείσεις είναι σχεδόν πάντα λιγότερο εξαντλητική από το να τους κουβαλάς μαζί σου». Η έρευνα το υποστηρίζει: σε μια εργασία του 2011 με τίτλο **Consider it done!**, οι ψυχολόγοι EJ Masicampo και Roy F Baumeister διαπίστωσαν ότι ενώ οι ανεκπλήρωτοι στόχοι μπορούν να σου αποστραγγίσουν πνευματικά, το να κάνεις σχέδια για να τους αντιμετωπίσεις βοηθάει — εφόσον τα υλοποιήσεις. Πολλά βιβλία για τον σχεδιασμό ουσιαστικά συνοψίζονται στη διάσπαση των πραγμάτων: αν υπάρχει μια μεγάλη, τρομακτική εργασία που έχεις αναβάλει, χώρισέ την σε όλο και μικρότερα βήματα μέχρι να μείνει ένα «πρώτο πράγμα» που μπορείς να κάνεις αμέσως.
Μόλις είσαι έτοιμος να εγκατασταθείς στην εργάσιμη μέρα σου, θυμήσου ότι δεν είναι όλες οι ώρες ίσες. Ο Όλκοτ λέει: «Ο καθένας μας έχει μια πολύ περιορισμένη προσφορά από αυτό που ονομάζω ‘προληπτική προσοχή’ — τις δύο με τρεις ώρες την ημέρα που νιώθουμε πιο ζωντανοί και ικανοί να προωθήσουμε τα πράγματα. Διαφέρει από άτομο σε άτομο, αλλά για τους περισσότερους ανθρώπους, είναι το πρωί αφού έχουμε πιει καφέ και ξυπνήσουμε λίγο. Αυτό στο οποίο επιλέγουμε να εστιάσουμε κατά τη διάρκεια αυτών των ωρών καθορίζει την παραγωγικότητά μας». Ένα βασικό μέρος αυτού, προσθέτει, είναι η προστασία αυτής της προληπτικής προσοχής από περισπασμούς — «τα τηλέφωνά μας, τα email, οι συναντήσεις, άλλοι άνθρωποι. Βάλε το τηλέφωνό σου σε σιγαλή, απομακρύνσου από τα email και τα μηνύματα, και κλείσε όλα τα άλλα παράθυρα στον φορητό σου υπολογιστή. Συγκεντρώσου!».
Σταμάτα να αναβάλλεις τα πράγματα. Μπορεί να υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να αναβάλλεις ορισμένες εργασίες, αλλά συχνά η αναβλητικότητα είναι ένας τρόπος αντιμετώπισης των αρνητικών συναισθημάτων που προκύπτουν όταν σκέφτεσαι αυτές τις δουλειές — από την πλήξη και την απογοήτευση μέχρι το άγχος, την ανασφάλεια και την αμφιβολία για τον εαυτό σου. Το κλειδί είναι να αντισταθείς στην παρόρμηση να επικρίνεις τον εαυτό σου για την αναβλητικότητα και να αποφύγεις να είσαι πολύ σκληρός με τον εαυτό σου. Σε μια μελέτη του 2010, ερευνητές διαπίστωσαν ότι οι φοιτητές που συγχώρεσαν τον εαυτό τους για την αναβλητικότητα ενώ μελετούσαν για ένα πρώτο διαγώνισμα κατέληξαν να αναβάλλουν λιγότερο κατά την προετοιμασία για το επόμενο. Κατέληξαν στο συμπέρασμα ότι η αυτοσυγχώρεση βοηθά την παραγωγικότητα επιτρέποντας «στο άτομο να προχωρήσει πέρα από την κακοπροσαρμοστική συμπεριφορά του και να εστιάσει στο επερχόμενο διαγώνισμα χωρίς το βάρος των προηγούμενων πράξεων».
Ένας απλός τρόπος να το εξασκήσεις αυτό είναι να κάνεις νοητική πρόβα ενός σεναρίου αναβλητικότητας εκ των προτέρων. «Σκέψου μια κατάσταση στην οποία συχνά βρίσκεσαι και τη συμπεριφορά που θα υιοθετήσεις όταν συμβεί — αυτό δημιουργεί μια συσχέτιση πριν καν ξεκινήσεις», λέει ο καθηγητής Μπέντζαμιν Γκάρντνερ, ειδικός στην αλλαγή συμπεριφοράς στο Πανεπιστήμιο του Σάρρεϋ. «Όσο πιο συγκεκριμένο, τόσο το καλύτερο». Μπορείς να δημιουργήσεις αυτό που είναι γνωστό ως σχέδιο «αν-τότε», όπως: «Αν πιαστώ να αναβάλλω, θα επιστρέψω απαλά στη δουλειά μου χωρίς καμία αυτοκριτική».
Φυσικά, το να αποφεύγεις τα κοινωνικά δίκτυα όπως το X και το Instagram είναι καλό για την παραγωγικότητά σου (και πιθανώς για την ψυχική σου ευεξία), αλλά μην σταματήσεις εκεί. «Ο καθορισμός ορίων χρήσης στις εφαρμογές του τηλεφώνου ή του υπολογιστή σου είναι μια αλλαγή παιχνιδιού, αλλά μην τα εφαρμόζεις μόνο στα κοινωνικά δίκτυα», λέει η προπονήτρια παραγωγικότητας Τερέζα Ρίτσαρντς, που πιστεύει στην «επίτευξη περισσότερων κάνοντας λιγότερα». «Για την επιχείρησή μου, περιορίζω τα email σε 20 λεπτά την ημέρα, κάτι που με αναγκάζει να είμαι σκόπιμη για το ποια απαντώ και με σταματά από το να σπαταλάω χρόνο διαβάζοντας κάθε ενημερωτικό δελτίο μάρκετινγκ. Το ίδιο ισχύει και για τα νέα — υπάρχει μια λεπτή γραμμή μεταξύ του να είσαι απληροφόρητος και του να κατακλυστείς από τα παγκόσμια ζητήματα. Σκέψου να ξοδέψεις λίγο λιγότερο χρόνο διαβάζοντας τα νέα και να χρησιμοποιήσεις αυτά τα λεπτά που κέρδισες για να κάνεις κάτι πιο θετικό». Χρειάζεσαι ιδέες; Ψάξε για ευκαιρίες «μικρο-εθελοντισμού» που σε ενδιαφέρουν. Για παράδειγμα, η εφαρμογή Be My Eyes σου επιτρέπει να είσαι σε ετοιμότητα για να παρέχεις βοήθεια σε πραγματικό χρόνο σε άτομα με προβλήματα όρασης, ενώ το Macmillan Cancer Support συχνά χρειάζεται εθελοντές για να γράψουν χειρόγραφες σημειώσεις ευχαριστιών.
Και χαλάρωσε.
Πόσο συχνά πρέπει να κάνεις διαλείμματα; Εξαρτάται από το πόσο απαιτητική είναι η δουλειά σου και τι σου ταιριάζει. Πολλοί άνθρωποι ακολουθούν τη δημοφιλή μέθοδο «Πομοντόρο» — χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή, ένα χρονόμετρο στο διαδίκτυο ή ακόμα και ένα χρονόμετρο κουζίνας σε σχήμα ντομάτας για να δουλέψουν για 25 λεπτά, να κάνουν ένα πεντάλεπτο διάλειμμα και να επαναλαμβάνουν μέχρι το μεσημεριανό. Σίγουρα αξίζει να το δοκιμάσεις. Πρόσφατα, υπάρχει μια μετατόπιση προς μεγαλύτερες περιόδους συγκέντρωσης: ο ειδικός διαχείρισης χρόνου Νιρ Έγιαλ αναφέρει καλά αποτελέσματα από σπριντ των 45 λεπτών, ενώ ο Καλ Νιούπορτ, συγγραφέας του **Slow Productivity**, προτείνει ότι χρειάζεσαι τουλάχιστον 60 λεπτά αδιάλειπτου χρόνου για να ολοκληρώσεις πράγματα. Για αρχάριους, ωστόσο, μπορεί να βοηθήσει να ξεκινήσεις αντίστροφα: Το Progressive Pomodoro, μια ευέλικτη εναλλακτική της παραδοσιακής μεθόδου, στοχεύει να εισάγει χρήστες σε μια κατάσταση «ροής» ξεκινώντας με μικρότερα μπλοκ εργασίας και σταδιακά αυξάνοντάς τα. Για να το δοκιμάσεις, ξεκίνα με μόλις πέντε λεπτά εργασίας. Μετά, κάνε ένα σύντομο διάλειμμα και αποφάσισε πόσο πρέπει να διαρκέσει το επόμενο μπλοκ σου. Τελικά, σύμφωνα με τη θεωρία, θα βυθιστείς πλήρως στη βαθιά εργασία και (ελπίζουμε) θα απολαύσεις τουλάχιστον μέρος της.
Η κίνηση είναι απαραίτητη για την ενίσχυση της παραγωγικότητας. Αυτό που κάνεις κατά τη διάρκεια των διαλειμμάτων σου θα εξαρτηθεί εν μέρει από το αν είσαι στο γραφείο ή δουλεύεις από το σπίτι, αλλά σε κάθε περίπτωση, το να παραμένεις ενεργός είναι υποχρεωτικό. Ένας αυξανόμενος όγκος έρευνας δείχνει ότι η λήψη ενεργών διαλειμμάτων — ακόμα και κάτι τόσο απλό όπως το τέντωμα ή το περπάτημα μέχρι την κουζίνα — μπορεί να προσφέρει μετρήσιμα οφέλη για τους εργαζόμενους γραφείου. Αυτά τα οφέλη περιλαμβάνουν βελτιωμένη ευεξία και υγεία, και πιθανώς ακόμα και αυξημένη παραγωγικότητα.
Για παράδειγμα, μια πρόσφατη μελέτη 70 απομακρυσμένων διοικητικών εργαζομένων διαπίστωσε ότι όσοι ενθαρρύνθηκαν να κάνουν ενεργά μικροδιαλείμματα ανέφεραν λιγότερη υπνηλία μετά το μεσημεριανό, χαμηλότερο αντιληπτό άγχος και μειωμένη σωματική δυσφορία. Ένα ενεργό μικροδιάλειμμα μπορεί να είναι τόσο εύκολο όσο το να σηκωθείς, να κινηθείς λίγο και μετά να καθίσεις πάλι με καλή
