Френският писател Антоан дьо Сент-Екзюпери веднъж каза: "Съвършенството се постига не когато няма какво още да се добави, а когато няма какво повече да се отнеме." Макар че авторът на "Малкият принц" е имал предвид елегантния дизайн, тази идея се отнася добре и за продуктивния ден. Вместо да се опитвате да натъпчете възможно най-много задачи, може да е по-добре да помислите колко малко неща наистина трябва да свършите – и след това да се съсредоточите върху тях, като ги изпълните изключително добре.
Най-доброто място за начало е списъкът със задачи. За хронично претоварените хора отделянето на време да запишат всичко, което вече знаят, че трябва да свършат, може да изглежда като загуба на време, но винаги си струва. Греъм Алкът, автор на "Как да станете нинджа на продуктивността", обяснява: "Не можете да приоритизирате задачи, ако се чувствате претоварени, но можете да сте напълно претоварени и все пак да не се чувствате така. Ключът е да извадите от главата си всичко, върху което трябва да работите, за да започнете да подреждате нещата. Вземете лист хартия и запишете всичко, с което трябва да напреднете, всичко, което ви се струва незавършено, и всичко, което ви е грижа, а не е направено. Ще отнеме повече време, отколкото очаквате, но самото изваждане на всичко от главата ви ще ви даде яснота, перспектива и чувство за контрол."
Следващата стъпка е да създадете инерция, въпреки че мненията за това как се постига са различни. Някои експерти по продуктивност препоръчват първо да се заемете с най-трудната задача, докато други предлагат да започнете с няколко бързи победи, за да създадете инерция. Добър подход е да комбинирате и двете: прегледайте списъка си и свършете всичко, което можете да направите за по-малко от три минути – като да си уговорите час при зъболекаря или да изпратите бърза бележка до приятел или член на семейството – след това се възползвайте от тази вълна на постижение, за да се захванете с по-предизвикателни задачи.
Скот Клари, водещ на подкаста "Success Story", отбелязва: "Повечето хора смятат, че са уморени от прекалена работа. Не са – те са уморени от ментален безпорядък. Неотговореният съобщение, извинението, което избягват, решението, което отлагат. Тези неща работят на заден план в съзнанието ви цял ден като 20 раздела на браузър и изтощават батерията ви. Затворете тези примки първо, и енергията ви ще се върне веднага. Самата работа по затварянето им почти винаги е по-малко изтощителна, отколкото да ги носите със себе си." Изследванията подкрепят това: в доклад от 2011 г. под заглавие "Consider it done!" психолозите Е. Дж. Масикампо и Рой Ф. Баумайстер откриха, че докато неизпълнените цели могат да ви изтощат психически, правенето на планове за справяне с тях помага – стига да ги изпълните. Много книги за планиране по същество се свеждат до разбиване на нещата: ако има голяма, плашеща задача, която отлагате, разделете я на все по-малки стъпки, докато не остане едно "първо нещо", което можете да направите веднага.
След като сте готови да се захванете с работния си ден, не забравяйте, че не всички часове са еднакво продуктивни. Алкът казва: "Всеки от нас има много ограничени запаси от това, което наричам 'проактивно внимание' – двата до трите часа дневно, когато се чувстваме най-живи и способни да движим нещата напред. Това варира от човек на човек, но за повечето хора е сутрин, след като са изпили кафе и са се събудили. Това, на което избираме да се съсредоточим през тези часове, определя продуктивността ни." Ключова част от това, добавя той, е да защитавате това проактивно внимание от разсейващи фактори – "телефоните ни, имейли, срещи, други хора. Поставете телефона си на беззвучен режим, отдръпнете се от имейли и съобщения и затворете всички други прозорци на лаптопа си. Съсредоточете се!"
Спрете да отлагате нещата. Може да има всякакви... Има много причини, поради които може да отлагате определени задачи, но често прокрастинацията е начин за справяне с негативни емоции, които възникват, когато мислите за тези задачи – от скука и раздразнение до тревожност, несигурност и само съмнение. Ключът е да устоите на желанието да се критикувате за прокрастинацията и да избягвате да сте твърде строги към себе си. В проучване от 2010 г. изследователите откриха, че студентите, които си простили за прокрастинацията, докато се подготвяли за първия си изпит, в крайна сметка отлагали по-малко при подготовката за следващия. Те заключили, че самопрошката помага за продуктивността, като позволява на "индивида да премине отвъд своето неадаптивно поведение и да се съсредоточи върху предстоящия изпит без тежестта на минали действия."
Един прост начин да практикувате това е предварително да си представите ментално сценарий на прокрастинация. "Помислете за ситуация, в която често се озовавате, и за поведението, което ще приемете, когато това се случи – това създава асоциация, още преди да сте започнали", казва професор Бенджамин Гарднър, специалист по поведенческа промяна от Университета в Съри. "Колкото по-конкретно, толкова по-добре." Може да създадете така наречения план "ако-тогава", например: "Ако забележа, че отлагам, ще се върна нежно към работата си без никаква самокритика."
Разбира се, избягването на социалните мрежи като X и Instagram е полезно за продуктивността ви (и вероятно за психичното ви благосъстояние), но не спирайте там. "Задаването на лимити за използване на приложенията в телефона или компютъра ви е променяща играта, но не ги прилагайте само за социалните мрежи", казва треньорът по продуктивност Тереза Ричардс, която вярва в "постигането на повече, като правите по-малко". "За бизнеса си ограничавам имейлите до 20 минути на ден, което ме кара да бъда целенасочена при избора на кои да отговоря и ме спира да губя време в четене на всеки маркетингов бюлетин. Същото важи и за новините – има тънка граница между това да не сте информирани и да бъдете претоварени от световните проблеми. Помислете да отделяте малко по-малко време за четене на новини и да използвате спестените минути, за да направите нещо по-положително." Нуждаете се от идеи? Потърсете възможности за "микродоброволчество", които ви интересуват. Например приложението Be My Eyes ви позволява да сте на разположение да предоставяте помощ в реално време на хора със зрителни увреждания, докато Macmillan Cancer Support често се нуждае от доброволци, които ръкописно да пишат благодарствени бележки.
И се отпуснете.
Колко често трябва да си правите почивки? Зависи от това колко изискваща е работата ви и какво ви устройва. Много хора следват популярния метод "Помодоро" – използват приложение, онлайн таймер или дори кухненски таймер с форма на домат, за да работят 25 минути, правят петминутна почивка и повтарят до обяд. Определено си струва да го опитате. Напоследък има тенденция към по-дълги периоди на концентрация: експертът по управление на времето Нир Еял съобщава за добри резултати от 45-минутни спринтове, докато Кал Нюпорт, автор на "Бавна продуктивност", предполага, че имате нужда от поне 60 минути непрекъснато време, за да свършите нещата. За начинаещите обаче може да е полезно да започнат по обратния начин: "Прогресивно Помодоро", гъвкава алтернатива на традиционния метод, цели да въведе потребителите в състояние на "поток", като започва с по-кратки работни блокове и постепенно ги увеличава. За да го опитате, започнете само с пет минути работа. След това си направете кратка почивка и решете колко дълъг да бъде следващият ви блок. На теория в крайна сметка ще се потопите напълно в дълбока работа и (да се надяваме) ще се насладите поне на част от нея.
Движението е от съществено значение за повишаване на продуктивността. Това, което правите по време на почивките си, ще зависи отчасти от това дали сте в офиса или работите от вкъщи, но и в двата случая оставането активен е задължително. Нарастващ брой изследвания показват, че правенето на активни почивки – дори нещо толкова просто като разтягане или разходка до чайника – може да донесе значими ползи за офис работниците. Тези ползи включват подобрено благосъстояние и здраве, и дори вероятно повишена продуктивност.
Например, скорошно проучване на 70 дистанционни административни работници установи, че онези, които бяха насърчавани да правят активни микропочивки, съобщаваха за по-малка сънливост след обяд, по-ниско възприемано ниво на стрес и намален телесен дискомфорт. Една активна микропочивка може да бъде толкова лесна, колкото да станете, да се поразходите малко и след това да седнете обратно с правилна стойка – всичко, което противодейства на седенето в една позиция цял ден. Разтягането на вратата е чудесен пример: огънете един лакът и поставете предмишницата си вертикално на рамката на вратата, като лакътът ви е точно над рамото. След това направете крачка напред, докато почувствате разтягане в гърдите и рамото си. Задръжте за три дълбоки вдишвания и повторете от другата страна (или направете и двете едновременно, ако ви липсва време), за да помогнете за коригиране на наведената напред стойка, развита от часове пред клавиатурата.
На обяд се опитайте да излезете на разходка навън, ако е възможно – и ако можете да минете покрай някои дървета, още по-добре. Прекарването на време в природата, особено в гористи райони, може да подобри настроението ви, като увеличи положителни чувства като щастие и оптимизъм, намали размишленията и предпази от ежедневния стрес. Не позволявайте дъждът да ви спре – много хора намират миризмата на мокра земя странно успокояваща. Носовете ни са силно чувствителни към геосмина, съединението, отговорно за тази арома, вероятно защото е помагало на предците ни да откриват вода.
А какво да кажем за следобедния спад? Фактори като лош сън, хранене, дехидратация и стрес могат да го влошат, но има все повече доказателства, че това е естествена част от човешкия живот, поради спад в циркадния ритъм на тялото ви. Някои изследователи от Университета в Лъбъро предполагат, че това има по-малко общо с обяд, богат на въглехидрати, и повече с нашата еволюирала тенденция да искаме дрямка на всеки 12 часа или повече. Ако можете да си позволите следобедна дрямка, чудесно – пет до 15 минути е идеално, за да получите когнитивни ползи, без да се справяте със сънна инерция след това. Ако дрямката не е вариант, кратка разходка и чаша вода са следващото най-добро нещо. И ако редовно се чувствате мудни следобед, планирайте около това: насрочете задачи с ниска интензивност като уговаряне на срещи, отговаряне на имейли или обработка на фактури след 15:00 часа, когато справянето с каквото и да е друго може да се усеща като бродене в меласа.
В края на деня се опитайте да завършите на положителна нота и да си подготвите почвата за успех следващата сутрин. Треньорът и лекторът по продуктивност Лиз Хардуик препоръчва да насрочите три проверки всяка седмица: "В
