Francouzský spisovatel Antoine de Saint-Exupéry kdysi řekl: „Dokonalosti se nedosáhne tehdy, když už není co přidat, ale když už není co ubrat.“ Ačkoli autor **Malého prince** měl na mysli elegantní design, tato myšlenka se dobře hodí i pro produktivní den. Místo abyste se snažili nacpat do dne co nejvíce úkolů, je lepší zamyslet se nad tím, kolik málo věcí skutečně potřebujete udělat – a pak se na ně soustředit a odvést je výjimečně dobře.
Nejlepším výchozím bodem je seznam úkolů. Pro chronicky přetížené lidi se může zdát ztrátou času sepsat si vše, co už vědí, že musí udělat, ale vždy se to vyplatí. Graham Allcott, autor knihy **Jak být produktivitním nindžou**, vysvětluje: „Nemůžete stanovit priority, pokud se cítíte zahlceni, ale můžete být zcela přetíženi a přesto se necítit zahlceni. Klíčem je dostat vše, na čem musíte pracovat, z hlavy ven, abyste v tom mohli začít dělat pořádek. Vezměte si papír a sepište všechny věci, na kterých potřebujete udělat pokrok, cokoli, co vám připadá nedokončené, a vše, na čem vám záleží a není hotovo. Zabere to déle, než si myslíte, ale samotné vypsání všeho z hlavy vám přinese jasnost, nadhled a pocit kontroly.“
Dalším krokem je vytvořit si pracovní náboj, i když názory na to, jak na to, se liší. Někteří odborníci na produktivitu doporučují nejprve se pustit do nejtěžšího úkolu, jiní navrhují začít několika rychlými úspěchy, abyste získali impulz. Dobrý přístup je obojí zkombinovat: projděte si svůj seznam a vyřešte vše, co zvládnete do tří minut – například objednání se k zubaři nebo napsání rychlé zprávy příteli či rodinnému příslušníkovi – a pak se na vlně tohoto úspěchu nechte nést k náročnějším úkolům.
Scott Clary, moderátor podcastu **Success Story**, poznamenává: „Většina lidí si myslí, že jsou unaveni z přepracování. Nejsou – jsou unaveni z mentálního nepořádku. Neodpovězená zpráva, omluva, které se vyhýbají, rozhodnutí, které stále odkládají. To vše běží na pozadí vaší mysli celý den jako dvacet otevřených panelů v prohlížeči a vybíjí vám baterii. Tyto smyčky uzavřete jako první a vaše energie se okamžitě vrátí. Samotná práce na jejich uzavření je téměř vždy méně vyčerpávající než jejich neustálé nošení s sebou.“ Výzkum to potvrzuje: ve studii z roku 2011 s názvem **Consider it done!** psychologové EJ Masicampo a Roy F. Baumeister zjistili, že zatímco nesplněné cíle vás mohou mentálně vyčerpávat, plánování, jak se s nimi vypořádat, pomáhá – pokud je pak skutečně provedete. Mnoho knih o plánování se v podstatě scvrkává na rozklad úkolů: pokud odkládáte velký, skličující úkol, rozdělte ho na menší a menší kroky, dokud vám nezbyde jedna „první věc“, kterou můžete udělat okamžitě.
Až se pustíte do pracovního dne, pamatujte, že ne všechny hodiny jsou stejné. Allcott říká: „Každý z nás má velmi omezenou zásobu toho, čemu říkám ‚proaktivní pozornost‘ – dvě až tři hodiny denně, kdy se cítíme nejživější a schopní posouvat věci kupředu. Je to u každého jiné, ale pro většinu lidí je to ráno, po kávě a když se trochu probudí. To, na co se během těchto hodin rozhodneme soustředit, určuje naši produktivitu.“ Klíčovou součástí, dodává, je chránit tuto proaktivní pozornost před rušivými vlivy – „našimi telefony, e-maily, schůzkami, jinými lidmi. Ztište telefon, odejděte od e-mailů a zpráv a zavřete všechna ostatní okna na notebooku. Soustřeďte se!“
Přestaňte věci odkládat. Může existovat mnoho důvodů, proč určité úkoly odkládáte, ale často je prokrastinace způsobem, jak se vyrovnat s negativními emocemi, které při myšlence na tyto úkoly vyvstanou – od nudy a frustrace po úzkost, nejistotu a pochybnosti o sobě. Klíčem je odolat nutkání se za prokrastinaci kritizovat a být na sebe příliš tvrdý. Ve studii z roku 2010 výzkumníci zjistili, že studenti, kteří si odpustili prokrastinaci při studiu na první zkoušku, při přípravě na další zkoušku prokrastinovali méně. Dospěli k závěru, že sebeodpuštění pomáhá produktivitě tím, že umožňuje „jedinci posunout se za své nevhodné chování a soustředit se na nadcházející zkoušku bez břemene minulých činů“.
Jednoduchý způsob, jak to trénovat, je mentálně si předem nacvičit scénář prokrastinace. „Vymyslete si situaci, ve které se často ocitáte, a chování, které v ní budete mít – to vytvoří asociaci ještě předtím, než začnete,“ říká profesor Benjamin Gardner, specialista na změnu chování na University of Surrey. „Čím konkrétnější, tím lepší.“ Můžete si vytvořit takzvaný plán „když-pak“, například: „Když si všimnu, že prokrastinuji, jemně se bez sebepochybování vrátím ke své práci.“
Samozřejmě, vyhýbat se sociálním sítím, jako jsou X a Instagram, je pro vaši produktivitu (a možná i duševní pohodu) dobré, ale nezůstávejte jen u toho. „Nastavení limitů používání aplikací na telefonu nebo počítači mění hru, ale neaplikujte je jen na sociální sítě,“ říká koučka produktivity Teresa Richardsová, která věří v „dosažení více s menším úsilím“. „Pro svůj byznys si denně limituji e-maily na 20 minut, což mě nutí být záměrná v tom, kterým odpovím, a zabraňuje mi to plýtvat časem čtením každého marketingového newsletteru. Totéž platí pro zprávy – je tenká hranice mezi být neinformovaný a být zahlcen světovými problémy. Zvažte, že budete trávit o něco méně času čtením zpráv, a ušetřené minuty věnujte něčemu pozitivnějšímu.“ Potřebujete nápady? Hledejte příležitosti pro „mikrodobrovolnictví“, které vás zajímají. Například aplikace Be My Eyes vám umožňuje být k dispozici pro poskytování pomoci v reálném čase lidem se zrakovým postižením, zatímco organizace Macmillan Cancer Support často potřebuje dobrovolníky na ruční psaní děkovných dopisů.
A odpočívejte.
Jak často byste si měli dělat přestávky? Záleží na náročnosti vaší práce a na tom, co vám vyhovuje. Mnoho lidí dodržuje oblíbenou „Pomodoro“ metodu – pomocí aplikace, online časovače nebo dokonce kuchyňského časovače ve tvaru rajčete pracují 25 minut, pak si dají pětiminutovou přestávku a opakují to do oběda. Určitě stojí za to to vyzkoušet. V poslední době se prosazuje trend delších soustředěných bloků: odborník na time management Nir Eyal hlásí dobré výsledky u 45minutových sprintů, zatímco Cal Newport, autor knihy **Pomalá produktivita**, navrhuje, že k dokončení práce potřebujete alespoň 60 minut nerušeného času. Pro začátečníky však může pomoci začít opačně: Progressive Pomodoro, flexibilní alternativa k tradiční metodě, si klade za cíl uvést uživatele do stavu „flow“ tím, že začíná kratšími pracovními bloky a postupně je prodlužuje. Chcete-li to vyzkoušet, začněte jen s pěti minutami práce. Poté si udělejte krátkou přestávku a rozhodněte, jak dlouhý by měl být váš další blok. Teorie praví, že nakonec se plně ponoříte do hluboké práce a (doufejme) si alespoň část z ní užijete.
Pohyb je pro zvýšení produktivity zásadní. To, co budete dělat během přestávek, bude částečně záviset na tom, zda jste v kanceláři nebo pracujete z domova, ale v každém případě je nutné zůstat aktivní. Stále více výzkumů ukazuje, že aktivní přestávky – i něco tak jednoduchého, jako je protažení nebo procházka ke konvici – mohou přinést měřitelné benefity pro kancelářské pracovníky. Mezi tyto benefity patří zlepšení pohody a zdraví a možná i zvýšení produktivity.
Například nedávná studie 70 vzdálených administrativních pracovníků zjistila, že ti, kteří byli vybízeni k aktivním mikropřestávkám, uváděli menší ospalost po obědě, nižší vnímaný stres a snížené tělesné nepohodlí. Aktivní mikropřestávka může být tak snadná, jako že se postavíte, trochu se projdete a pak si znovu sednete se správným držením těla – cokoli, co vyvažuje celodenní sezení v jedné poloze. Skvělým příkladem je protažení ve dveřích: ohněte jeden loket a položte předloktí svisle na rám dveří, s loktem těsně nad ramenem. Potom vykročte vpřed, dokud neucítíte protažení na hrudi a rameni. Vydržte po dobu tří hlubokých nádechů a opakujte na druhé straně (nebo obojí najednou, pokud máte málo času), abste pomohli napravit předklonění vyvolané hodinami u klávesnice.
V poledne se pokud možno pokuste jít ven na procházku – a pokud můžete projít kolem nějakých stromů, tím lépe. Pobyt v přírodě, zejména v zalesněných oblastech, může zlepšit vaši náladu zvýšením pozitivních pocitů, jako je štěstí a optimismus, snížením ruminace a zmírněním každodenního stresu. Nenechte se zastavit deštěm – mnoho lidí považuje vůni vlhké země zvláštně uklidňující. Naše nosy jsou vysoce citlivé na geosmin, sloučeninu zodpovědnou za tuto vůni, pravděpodobně proto, že pomáhala našim předkům najít vodu.
A co odpolední útlum? Faktory jako špatný spánek, strava, dehydratace a stres jej mohou zhoršovat, ale stále více důkazů naznačuje, že je to přirozená součást lidského života kvůli poklesu cirkadiánního rytmu vašeho těla. Někteří výzkumníci z Loughboroughské univerzity naznačují, že to má méně společného s obědem bohatým na sacharidy a více s naší evoluční tendencí chtít si zdřímnout přibližně každých 12 hodin. Pokud si můžete dopřát odpolední šlofíka, skvělé – pět až 15 minut je ideálních pro získání kognitivních benefitů bez následné spánkové setrvačnosti. Pokud šlofík nepřichází v úvahu, krátká procházka a sklenice vody jsou druhou nejlepší volbou. A pokud se pravidelně cítíte v odpoledních hodinách malátní, plánujte s tím: naplánujte si úkoly s nízkou náročností, jako je domlouvání schůzek, odpovídání na e-maily nebo vyřizování faktur, až po 15. hodině, kdy by se řešení čehokoli jiného mohlo zdát jako brodění se melasou.
Na konci dne se snažte skončit pozitivně a připravit se na úspěch další ráno. Trenérka produktivity a řečnice Liz Hardwicková doporučuje naplánovat si každý týden tři kontrolní body: „V pondělí si stanovte tři jasné cíle pro týden. Ve středu si udělejte čas na reflexi uprostřed týdne: Co funguje? Co je potřeba upravit? Co by vás potěšilo mít do konce týdne hotové? A pokud máte chuť, využijte svůj poslední pracovní den k ohlédnutí: Co mělo největší dopad? Na co byste se měli příští týden znovu zaměřit?“ Nakonec si dejte 30 vteřin na uklizení zjevného nepořádku z pracovního stolu – některé studie spojují nepořádek v kanceláři s vyšším rizikem vyhoření – zavřete všechny panely a pochvalte si dobře odvedenou práci.
Výborně. Zítřek je další den.
**Často kladené otázky**
FAQ Dokonalý pracovní den
Začátečnické / Základní otázky
1. Co přesně je dokonalý pracovní den?
Je to den, kdy efektivně splníte své nejdůležitější úkoly, máte pocit, že máte čas pod kontrolou, a končíte den s energií, ne vyčerpáním. Jde o produktivitu s klidem na duši, nejen o odškrtávání položek.
2. Jaký je největší přínos strukturování dne tímto způsobem?
Největším přínosem je snížení stresu. Když máte jasný plán a realistická očekávání, odstraníte úzkost z chaosu a pocit viny z nedokončeného seznamu úkolů, což vede k lepšímu soustředění a spokojenosti.
3. Už od začátku jsem zahlcen(a). Kde vůbec začít?
Začněte den předem. Věnujte 5 minut sepsání svých 1–3 nejdůležitějších úkolů (MIT) na další den. Tento jednoduchý akt vám vyčistí mysl a ráno vám dá okamžitý směr.
4. Musím vstávat v 5 ráno, abych měl(a) dokonalý pracovní den?
Rozhodně ne. I když pravidelná ranní rutina pomáhá, dokonalý čas je ten, který vám dlouhodobě vyhovuje. Klíčem je chránit svých prvních 60–90 minut pro soustředěnou práci, ne konkrétní hodinu, kdy začínáte.
5. Jak si poradit s neustálými přerušeními a schůzkami?
Proaktivně blokujte svůj kalendář. Naplánujte si „Bloky pro soustředění“ na hlubokou práci
