Scriitorul francez Antoine de Saint-Exupéry a spus odată: „Perfecțiunea se atinge nu atunci când nu mai ai ce adăuga, ci atunci când nu mai ai ce lua”. Deși autorul **Micului Prinț** se referea la designul elegant, această idee funcționează bine și pentru a avea o zi productivă. În loc să încerci să înghesui cât mai multe sarcini posibil, ar fi mai bine să te gândești cât de puține lucruri trebuie cu adevărat să faci – și apoi să te concentrezi să le faci excepțional de bine.
O listă de sarcini este cel mai bun punct de plecare. Pentru cei care sunt cronic suprasolicitați, să-ți faci timp să notezi tot ce știi deja că trebuie să faci poate părea o pierdere de vreme, dar întotdeauna merită. Graham Allcott, autorul cărții **How to Be a Productivity Ninja**, explică: „Nu poți stabili priorități dacă te simți copleșit, dar poți fi complet suprasolicitat și tot să nu te simți copleșit. Cheia este să scoți din cap tot ce ai de lucrat, ca să poți începe să dai sens întregului proces. Ia o bucată de hârtie și notează toate lucrurile la care trebuie să faci progrese, orice ți se pare neterminat și tot ce ți-e drag și nu e finalizat. Va dura mai mult decât crezi, dar simplul fapt că le scoți din cap îți va aduce claritate, perspectivă și un sentiment de control.”
Construirea impulsului este următorul pas, deși opiniile diferă cu privire la cum să o faci. Unii experți în productivitate recomandă să abordezi mai întâi sarcina cea mai dificilă, în timp ce alții sugerează să începi cu câteva realizări rapide pentru a-ți crea impuls. O abordare bună este să combini ambele: treci prin listă și rezolvă orice poți face în mai puțin de trei minute – cum ar fi să programezi o vizită la dentist sau să trimiți un mesaj rapid unui prieten sau unui membru al familiei – apoi folosește acest val de împlinire pentru a aborda sarcini mai provocatoare.
Scott Clary, gazda podcastului **Success Story**, notează: „Majoritatea oamenilor cred că sunt obosiți din cauza suprasolicitării. Nu sunt – sunt obosiți din cauza aglomerației mentale. Mesajul la care nu ai răspuns, scuza pe care o eviți, decizia pe care o amâni. Acestea rulează în fundalul minții tale toată ziua ca 20 de file de browser, consumându-ți bateria. Închide aceste bucle chiar dimineața, și energia îți va reveni imediat. Munca efectivă de a le închide este aproape întotdeauna mai puțin obositoare decât să le tot cari cu tine.” Cercetările susțin acest lucru: într-un studiu din 2011 intitulat **Consider it done!**, psihologii EJ Masicampo și Roy F Baumeister au descoperit că, deși obiectivele neîmplinite te pot epuiza mental, elaborarea de planuri pentru a le aborda ajută – atâta timp cât le pui în aplicare. Multe cărți despre planificare se reduc, în esență, la fragmentarea sarcinilor: dacă ai o sarcină mare și descurajantă pe care o tot amâni, împarte-o în pași din ce în ce mai mici până când rămâi cu un singur „prim lucru” pe care îl poți face imediat.
Odată ce ești pregătit să îți începi ziua de lucru, amintește-ți că nu toate orele sunt la fel. Allcott spune: „Fiecare dintre noi are o cantitate foarte limitată din ceea ce numesc „atenție proactivă” – cele două-trei ore pe zi în care ne simțim cei mai vii și capabili să facem progrese. Aceasta variază de la o persoană la alta, dar pentru majoritatea oamenilor este dimineața, după ce am băut cafeau și ne-am trezit puțin. Ce alegem să ne concentrăm în aceste ore definește productivitatea noastră.” O parte cheie a acestui proces, adaugă el, este protejarea acelei atenții proactive de distrageri – „telefoanele noastre, emailurile, întâlnirile, alți oameni. Pune-ți telefonul pe silențios, îndepărtează-te de emailuri și mesaje și închide toate celelalte ferestre de pe laptop. Concentrează-te!”
Nu mai amâna. Ar putea exista orice număr de... Există multe motive pentru care ai putea amâna anumite sarcini, dar adesea amânarea este o modalitate de a face față emoțiilor negative care apar când te gândești la aceste sarcini – de la plictiseală și frustrare până la anxietate, nesiguranță și îndoială de sine. Cheia este să rezisti impulsului de a te critica pentru amânare și să eviți să fii prea dur cu tine însuți. Într-un studiu din 2010, cercetătorii au descoperit că studenții care și-au iertat amânarea în timp ce se pregăteau pentru primul examen au ajuns să amâne mai puțin când s-au pregătit pentru următorul. Ei au concluzionat că iertarea de sine ajută productivitatea permițând „individului să treacă peste comportamentul său maladaptiv și să se concentreze pe examenul viitor fără povara faptelor trecute”.
O modalitate simplă de a exersa acest lucru este să repeti mental un scenariu de amânare în avans. „Gândește-te la o situație în care te regăsești adesea și la comportamentul pe care îl vei adopta când se întâmplă – asta creează o asociere înainte chiar să începi”, spune profesorul Benjamin Gardner, specialist în schimbarea comportamentului de la Universitatea din Surrey. „Cu cât e mai specific, cu atât mai bine.” Ai putea crea ceea ce se numește un plan „dacă-atunci”, cum ar fi: „Dacă mă prind că amân, mă voi întoarce cu blândețe la munca mea fără nicio autocritică.”
Desigur, evitarea rețelelor sociale precum X și Instagram este benefică pentru productivitatea ta (și probabil pentru bunăstarea ta mentală), dar nu te opri aici. „Stabilirea unor limite de utilizare pentru aplicațiile de pe telefon sau computer este o schimbare majoră, dar nu le aplica doar rețelelor sociale”, spune antrenoarea de productivitate Teresa Richards, care crede în „realizarea mai mult lucrând mai puțin”. „Pentru afacerea mea, limitez emailurile la 20 de minute pe zi, ceea ce mă obligă să fiu intenționată cu privire la ce răspunsuri dau și mă oprește să-mi pierd timpul citind fiecare buletin de marketing. Același lucru este valabil și pentru știri – există o linie subțire între a fi neinformat și a fi copleșit de problemele lumii. Ia în considerare să petreci puțin mai puțin timp citind știrile și să folosești minutele câștigate pentru a face ceva mai pozitiv.” Ai nevoie de idei? Caută oportunități de „micro-voluntariat” care te interesează. De exemplu, aplicația Be My Eyes îți permite să fii disponibil pentru a oferi asistență în timp real persoanelor cu deficiențe de vedere, în timp ce Macmillan Cancer Support are adesea nevoie de voluntari care să scrie mesaje de mulțumire de mână.
Și relaxează-te.
Cât de des ar trebui să faci pauze? Depinde de cât de solicitantă este munca ta și de ce ți se potrivește. Mulți oameni urmează populara metodă „Pomodoro” – folosind o aplicație, un cronometru online sau chiar un cronometru de bucătărie în formă de roșie pentru a lucra 25 de minute, a face o pauză de cinci minute și a repeta până la prânz. Cu siguranță merită încercat. Recent, s-a observat o tendință către perioade mai lungi de concentrare: expertul în managementul timpului Nir Eyal raportează rezultate bune din sprinturi de 45 de minute, în timp ce Cal Newport, autorul cărții **Slow Productivity**, sugerează că ai nevoie de cel puțin 60 de minute de timp neîntrerupt pentru a-ți face treaba. Pentru începători, totuși, ar putea fi de ajutor să înceapă invers: Pomodoro Progresiv, o alternativă flexibilă la metoda tradițională, își propune să introducă utilizatorii într-o stare de „flux” începând cu blocuri de lucru mai scurte și mărindu-le treptat. Pentru a încerca, începe cu doar cinci minute de lucru. Apoi, fă o pauză scurtă și hotărăște cât ar trebui să dureze următorul bloc. În cele din urmă, teoria spune că te vei cufunda complet în munca profundă și (sperăm) te vei bucura de cel puțin o parte din ea.
Mișcarea este esențială pentru creșterea productivității. Ce faci în timpul pauzelor va depinde parțial dacă ești la birou sau lucrezi de acasă, dar în orice caz, să fii activ este obligatoriu. Un număr tot mai mare de cercetări arată că a face pauze active – chiar și ceva la fel de simplu ca întinsul sau mersul până la ibric – poate aduce beneficii măsurabile pentru angajații de birou. Aceste beneficii includ o bunăstare și o sănătate îmbunătățite și, posibil, chiar o productivitate crescută.
De exemplu, un studiu recent pe 70 de lucrători administrativi la distanță a descoperit că cei încurajați să facă micropauze active au raportat o somnolență post-prânz mai mică, un stres perceput mai scăzut și o disconfort corporal redus. O micropauză activă poate fi la fel de ușoară ca să te ridici în picioare, să te miști puțin și apoi să te așezi din nou cu o postură corectă – orice contracarează statul într-o singură poziție toată ziua. Întinsul în cadrul ușii este un exemplu excelent: îndoaie un cot și așază-ți antebrațul vertical pe toc, cu cotul chiar deasupra umărului. Apoi fă un pas înainte până simți o întindere în piept și umăr. Ține poziția timp de trei respirații adânci și repetă pe cealaltă parte (sau fă ambele deodată dacă ai puțin timp) pentru a ajuta la corectarea încovoierii înainte dezvoltată în urma orelor petrecute la tastatură.
La prânz, încearcă să ieși afară la o plimbare dacă poți – și dacă poți trece pe lângă niște copaci, cu atât mai bine. Petrecerea timpului în natură, în special în zonele împădurite, îți poate îmbunătăți starea de spirit prin creșterea sentimentelor pozitive precum fericirea și optimismul, reducerea ruminației și oferirea unei protecții împotriva stresului cotidian. Nu lăsa ploaia să te oprească – mulți oameni consideră că mirosul pământului umed este ciudat de liniștitor. Nasul nostru este foarte sensibil la geosmina, compusul responsabil pentru acel parfum, probabil pentru că i-a ajutat pe strămoșii noștri să localizeze apa.
Dar cum rămâne cu scăderea de după-amiază? Factorii precum somnul precar, dieta, deshidratarea și stresul o pot agrava, dar există din ce în ce mai multe dovezi că este o parte naturală a vieții umane datorită unei scăderi a ritmului circadian al corpului. Unii cercetători de la Universitatea Loughborough sugerează că are mai puțin de-a face cu un prânz bogat în carbohidrați și mai mult de-a face cu tendința noastră evolutivă de a dori un pui de somn la fiecare 12 ore aproximativ. Dacă poți face un pui de somn după-amiaza, minunat – cinci până la 15 minute este ideal pentru a obține beneficii cognitive fără a te confrunta apoi cu inerția somnului. Dacă nu poți dormi, o scurtă plimbare și un pahar cu apă sunt următoarea cea mai bună opțiune. Și dacă te simți în mod regulat lipsit de energie după-amiaza, planifică-ți activitățile în consecință: programează sarcini cu efort redus, cum ar fi programarea de întâlniri, răspunsul la emailuri sau gestionarea facturilor, după ora 15:00, când abordarea oricărui alt lucru s-ar putea simți ca și cum ai înainta prin melasă.
La sfârșitul zilei, încearcă să închei pe o notă pozitivă și să te pregătești pentru succes a doua zi dimineață. Antrenoarea și vorbitoarea de productivitate Liz Hardwick recomandă programarea a trei verificări săptămânale: „Luni, stabilește trei obiective clare pentru săptămână. Miercuri, fă-ți timp pentru o reflecție la mijlocul săptămânii: Ce funcționează? Ce are nevoie de ajustări? Ce te-ar face să te simți bine să finalizezi până la sfârșitul săptămânii? Și, dacă ești dispus, folosește-ți ultima zi lucrătoare pentru a privi în urmă: Ce a avut cel mai mare impact? Pe ce ar trebui să te concentrezi din nou săptămâna viitoare?” În final, ia 30 de secunde pentru a curăța orice dezordine evidentă de pe birou – unele studii asociază dezordinea de la birou cu un risc mai mare de epuizare – închide toate filele și felicită-te pentru o treabă bine făcută.
Bravo. Mâine este o altă zi.
Întrebări frecvente
Întrebări frecvente: Ziua de lucru perfectă
Începător Întrebări fundamentale
1 Ce este exact o zi de lucru perfectă?
Este o zi în care îți împlinești sarcinile cele mai importante în mod eficient, te simți stăpân pe timpul tău și închei ziua cu energie, nu cu epuizare. Este vorba despre productivitate cu liniște sufletească, nu doar despre bifarea unor sarcini.
2 Care este cel mai mare beneficiu al structur
