A francia író, Antoine de Saint-Exupéry egyszer azt mondta: "A tökéletesség nem akkor érhető el, ha már nincs mit hozzátenni, hanem akkor, ha már nincs mit elvenni." Bár a *A kis herceg* szerzője elegáns formatervezésre utalt, ez az elv a produktív napok megszervezésére is kiválóan alkalmazható. Ahelyett, hogy minél több feladatot próbálnánk bepréselni az időbe, érdemes lehet elgondolkodni azon, hogy mennyi mindenre van valójában szükség – és azután kivételesen jól elvégezni azokat.
A teendők listája a legjobb kiindulópont. A krónikusan túlterhelteknek időpazarlásnak tűnhet az, hogy leírják mindazt, amit úgyis tudnak, hogy el kell végezniük, de mindig megéri. Graham Allcott, a *Hogyan legyél produktivitási ninja?* című könyv szerzője így magyarázza: "Nem tudod rangsorolni a feladataidat, ha túlterheltség érzeted van, de lehet teljesen túlterheltnek lenni anélkül, hogy ez érezhető lenne. A kulcs az, hogy mindent, amin dolgoznod kell, kiürítsd a fejedből, hogy elkezdhess értelmet adni neki. Fogj egy papírt, és írd le mindazt, amivel haladnod kellene, mindent, ami befejezetlennek érződik, és mindent, ami fontos számodra, de még nincs meg. Tovább tart, mint gondolnád, de már az is, hogy kiüríted a fejed, tisztaságot, perspektívát és kontrollérzetet ad."
A következő lépés a lendület felépítése, bár a módszerekről eltérnek a vélemények. Néhány produktivitási szakértő azt javasolja, hogy a legnehezebb feladattal kezdj, mások szerint viszont érdemes néhány gyorsan elvégezhető dologgal indítani, hogy lendületet kapjunk. Egy jó megközelítés, ha mindkettőt kombináljuk: menj végig a listádon, és intézd el mindazt, ami három perc alatt megoldható – például foglalj időpontot a fogorvoshoz, vagy küldj egy gyors üzenetet egy barátnak vagy családtagnak –, majd ezt a teljesítménytől kapott lendülettel fogj neki a kihívást jelentőbb feladatoknak.
Scott Clary, a *Success Story* podcast házigazdája megjegyzi: "A legtöbb ember azt hiszi, a túlmunka fárasztja el. Nem – a mentális zűrzavar fárasztja el. A megválaszolatlan üzenet, a bocsánatkérés, amit kerülnek, a döntés, amit halogatnak. Ezek egész nap a tudatalattiban futnak, mint 20 böngészőfülke, és lemerítik az akkumulátort. Zárj be ezeket a hurkokat elsőként, és az energiád azonnal visszatér. Maga a bezárásuk általában sokkal kevésbé fárasztó, mint az, hogy magaddal cipeled őket." A kutatások is alátámasztják ezt: egy 2011-es, *Consider it done!* című tanulmányban EJ Masicampo és Roy F. Baumeister pszichológusok arra jutottak, hogy bár a teljesítetlen célok mentálisan lemeríthetnek, a megvalósításukra szánt tervek segítenek – feltéve, hogy véghez is viszed őket. Számos tervezési könyv lényegében a feladatok lebontására redukálható: ha van egy nagy, félelmetes feladat, amit halogatsz, oszd fel egyre kisebb lépésekre, amíg nem marad egyetlen "első lépés", amit azonnal megtehetsz.
Amikor készen állsz a munkanapra, ne feledd, hogy nem minden óra egyenértékű. Allcott szerint: "Mindannyiunknak nagyon korlátozott mennyiségben áll rendelkezésre az, amit én 'proaktív figyelemnek' nevezek – az a napi két-három óra, amikor a legélénkebbek és legtökéletesebben haladni tudunk. Ez személyenként változik, de a legtöbb ember számára reggel, miután megittuk a kávénkat és felébredtünk, van. Az, hogy mire fókuszálunk ezekben az órákban, határozza meg a produktivitásunkat." Hozzátette, hogy ennek kulcsfontosságú része a proaktív figyelem védelme a zavaró tényezőktől – "a telefonjainktól, e-mailjeinktől, megbeszéléseinktől, másoktól. Tedd némára a telefonod, hagyd figyelmen kívül az e-maileket és üzeneteket, és zárd be a laptopodon az összes többi ablakot. Koncentrálj!"
Ne halogasd a dolgokat. Számtalan ok lehet... Sok ok lehet arra, hogy egyes feladatokat halogatsz, de gyakran a halogatás egy módja annak, hogy megbirkózz azokkal a negatív érzelmekkel, amelyek ezekre a munkákra gondolva felmerülnek – az unalomtól és frusztrációtól kezdve a szorongáson, bizonytalanságon és önbizalomhiányon át. A kulcs az, hogy ellenállj a kísértésnek, hogy önkritikával iltsd a halogatást, és ne legyél túl szigorú magaddal szemben. Egy 2010-es tanulmányban a kutatók arra jutottak, hogy azok a diákok, akik megbocsátottak maguknak a halogatásért az első vizsgára való készülés során, kevesebbet halogattak a következő vizsgára való felkészüléskor. Arra a következtetésre jutottak, hogy az önmagunknak való megbocsátás elősegíti a produktivitást azáltal, hogy lehetővé teszi "az egyén számára, hogy túllépjen a rossz szokásain, és a jövőbeli vizsgára koncentráljon anélkül, hogy a múlt tetteinek terhe nehezítené."
Ennek egy egyszerű gyakorlati módja, ha előre mentálisan átgondolsz egy halogatási forgatókönyvet. "Gondolj egy olyan helyzetre, amellyel gyakran találod magad szemben, és arra a viselkedésre, amelyet akkor fogsz alkalmazni – ez már azelőtt asszociációt teremt, hogy elkezdenéd" – mondja Benjamin Gardner professzor, a Surrey-i Egyetem viselkedésváltoztatási szakértője. "Minél konkrétabb, annál jobb." Létrehozhatsz egy úgynevezett "ha-akkor" tervet, például: "Ha észreveszem, hogy halogatok, óvatosan visszatérek a munkámhoz, önkritika nélkül."
Természetesen az olyan közösségi médiaplatformok, mint az X és az Instagram kerülése jó a produktivitásod (és talán a mentális jóléted) szempontjából, de ne állj meg itt. "Használati korlátok beállítása a telefonod vagy számítógéped alkalmazásaira változást hoz, de ne csak a közösségi médiára alkalmazd" – mondja Teresa Richards produktivitási coach, aki hisz abban, hogy "kevesebbet csinálva többet érhetünk el". "Az üzletem számára napi 20 percre korlátozom az e-maileket, ami arra kényszerít, hogy szándékosan válasszam ki, melyikre válaszolok, és megakadályozza, hogy időt pazaroljak minden marketing hírlevél elolvasására. Ugyanez igaz a hírekre is – vékony a határ a tájékozatlanság és a világ problémáitól való túlterheltség között. Fontold meg, hogy egy kicsit kevesebb időt töltesz a hírek olvasásával, és a megspórolt perceket valami pozitívabb dologra fordítod." Ötletekre van szükséged? Keress olyan "mikro-önkénteskedési" lehetőségeket, amelyek érdekelnek. Például a Be My Eyes alkalmazás lehetővé teszi, hogy készenlétben legyél, és valós idejű segítséget nyújthass a látássérülteknek, míg a Macmillan Cancer Support gyakran keres önkénteseket, hogy kézzel írt köszönőleveleket írjanak.
És lazíts.
Milyen gyakran kell szünetet tartani? Ez attól függ, hogy milyen igényes a munkád, és mi felel meg neked. Sokan követik a népszerű "Pomodoro" módszert – egy alkalmazást, online időzítőt, vagy akár egy paradicsom alakú konyhai időzítőt használva dolgoznak 25 percet, öt perc szünetet tartanak, és ezt ismétlik egészen ebédig. Mindenképpen érdemes kipróbálni. Mostanában egyre inkább a hosszabb koncentrációs időszakok felé fordulnak: Nir Eyal időmenedzsment-szakértő 45 perces "sprint"-ekről számol be jó eredményekkel, míg Cal Newport, a *Lassú produktivitás* szerzője szerint legalább 60 perc megszakítás nélküli időre van szükség a feladatok elvégzéséhez. A kezdőknek azonban talán segíthet, ha fordítva kezdik: a Progresszív Pomodoro, a hagyományos módszer rugalmas alternatívája, rövidebb munkablokkokkal kezdve és fokozatosan növelve azokat igyekszik a felhasználókat "flow"-állapotba juttatni. Ha ki szeretnéd próbálni, kezdj csak öt perces munkával. Ezután tartj egy rövid szünetet, és döntsd el, milyen hosszú legyen a következő blokk. Elméletileg végül teljesen elmerülsz a mély munkában, és (remélhetőleg) legalább részben élvezed is.
A mozgás elengedhetetlen a produktivitás növeléséhez. A szüneteid alatt mit csinálsz, az részben attól függ, hogy az irodában vagy otthonról dolgozol, de mindkét esetben fontos, hogy aktív maradj. Egyre több kutatás mutatja, hogy az aktív szünetek – még olyan egyszerű dolgok is, mint a nyújtás vagy a sétálás a vízforralóhoz – mérhető előnyöket jelenthetnek az irodai dolgozóknak. Ezek az előnyök magukban foglalják a jólét és az egészség javulását, és akár a produktivitás növekedését is.
Például egy 70 távmunkás adminisztratív dolgozó részvételével készült friss tanulmány kimutatta, hogy azok, akiket aktív mikroszünetek tartására ösztönöztek, kevesebb ebéd utáni álmosságot, alacsonyabb érzékelt stresszt és csökkent testi kényelmetlenséget jelentettek. Egy aktív mikroszünet lehet olyan egyszerű, mint felállni, egy kicsit mozogni, majd helyes testtartással visszaülni – bármi, ami ellensúlyozza az egész nap egy helyben ülést. A nyílászáró-nyújtás remek példa erre: hajlítsd meg az egyik könyököd, és helyezd a felkarodat függőlegesen egy ajtókeretbe, a könyököd vállmagasságban legyen. Ezután lépj előre, amíg nem érzed a mellkasod és vállad nyújtását. Tartsd három mély lélegzet erejéig, majd ismételd meg a másik oldalon (vagy ha sietsz, csináld mindkettőt egyszerre), hogy segíts visszafordítani a billentyűzet előtt töltött órák alatt kialakult előrehajlást.
Ebédidőben próbálj meg kimenni sétálni, ha tudsz – és ha elmész néhány fa mellett, az még jobb. A természetben, különösen erdős területeken töltött idő javíthatja a hangulatodat azáltal, hogy növeli az olyan pozitív érzelmeket, mint a boldogság és az optimizmus, csökkenti a túlgondolást, és véd a mindennapi stressztől. Ne hagyd, hogy az eső megállítson – sokan furcsán nyugtatónak találják a nedves föld szagát. Az orrunk rendkívül érzékeny a geosminra, az ezt az illatot okozó vegyületre, valószínűleg azért, mert segített őseinknek megtalálni a vizet.
Mi a helyzet a délutáni zuhanással? Az olyan tényezők, mint a rossz alvás, étrend, kiszáradás és stressz ronthatják a helyzetet, de egyre több bizonyíték van arra, hogy ez az emberi élet természetes része, amelyet a testünk cirkadián ritmusának csökkenése okoz. A Loughborough-i Egyetem néhány kutatója szerint kevésbé a szénhidrátban gazdag ebéddel, inkább azzal van kapcsolatban, hogy evolúciónk során kialakult bennünk a hajlam, hogy körülbelül 12 óránként szunyókáljunk. Ha tudsz délutáni szundit tartani, az remek – öt-tizenöt perc ideális a kognitív előnyök megszerzéséhez anélkül, hogy utána az alvási tehetetlenséggel kelljen megküzdened. Ha a szundizás nem opció, egy rövid séta és egy pohár víz a második legjobb megoldás. Ha pedig rendszeresen lustának érzed magad délután, tervezz ennek megfelelően: ütemezz olyan kevés erőfeszítést igénylő feladatokat, mint az időpontok egyeztetése, e-mailek megválaszolása vagy számlázás kezelése délután 3 óra után, amikor bármi más megcsinálása úgy érezhető, mintha szirupban gázolnál.
A nap végén próbálj pozitív hangon befejezni, és készülj fel a következő reggel sikerére. Liz Hardwick produktivitási tréner és előadó heti három ellenőrzés beütemezését javasolja: "Hétfőn határozz meg három egyértelmű célt a hétre. Szerdán szánj időt a hét
