Den franske författaren Antoine de Saint-Exupéry sade en gång: "Perfektion uppnås inte när det inte finns något mer att lägga till, utan när det inte finns något kvar att ta bort." Även om författaren till **Den lille prinsen** syftade på elegant design, fungerar denna idé också utmärkt för att få en produktiv dag. Istället för att försöka proppa in så många uppgifter som möjligt, kan det vara bättre att fundera över hur få saker du verkligen behöver göra – och sedan fokusera på att utföra dem exceptionellt bra.
En att-göra-lista är det bästa stället att börja. För den som är kroniskt överstressad kan det verka som ett slöseri att ta sig tid att skriva ner allt du redan vet att du behöver göra, men det är alltid värt mödan. Graham Allcott, författare till **How to Be a Productivity Ninja**, förklarar: "Du kan inte prioritera uppgifter om du känner dig överväldigad, men du kan vara totalt överbelastad och ändå inte känna dig överväldigad. Nyckeln är att få ut allt du måste arbeta med ur huvudet så att du kan börja få ordning på det hela. Ta ett papper och skriv ner allt du behöver göra framsteg med, allt som känns oavslutat och allt du bryr dig om som inte är klart. Det tar längre tid än du tror, men bara genom att få ut det ur huvudet får du klarhet, perspektiv och en känsla av kontroll."
Att bygga upp fart är nästa steg, även om åsikterna går isär om hur man gör det. Vissa produktivitets experter rekommenderar att ta itu med den svåraste uppgiften först, medan andra föreslår att börja med några snabba segrar för att bygga momentum. Ett bra tillvägagångssätt är att kombinera båda: gå igenom din lista och hantera allt du kan göra på under tre minuter – som att boka en tid hos tandläkaren eller skicka ett snabbt meddelande till en vän eller familjemedlem – och rida sedan på den vågen av framgång in i mer utmanande uppgifter.
Scott Clary, värd för podcasten **Success Story**, påpekar: "De flesta tror att de är trötta av överarbete. Det är de inte – de är trötta av mental röra. Det obesvarade sms:et, ursäkten de undviker, beslutet de skjuter upp. Dessa kör i bakgrunden av ditt sinne hela dagen som 20 webbläsarflikar och drar ner batteriet. Stäng dessa loopar först, så kommer din energi tillbaka omedelbart. Det faktiska arbetet med att stänga dem är nästan alltid mindre utmattande än att bära runt på dem." Forskning stöder detta: i en artikel från 2011 med titeln **Consider it done!** fann psykologerna EJ Masicampo och Roy F Baumeister att även om ouppfyllda mål kan dränera dig mentalt, så hjälper det att göra planer för att tackla dem – så länge du genomför dem. Många böcker om planering kokar i grund och botten ner till att bryta ner saker: om det finns en stor, skrämmande uppgift du har skjutit upp, dela upp den i mindre och mindre steg tills du har kvar en "första sak" du kan göra direkt.
När du är redo att sätta igång med arbetsdagen, kom ihåg att inte alla timmar är lika skapade. Allcott säger: "Var och en av oss har en mycket begränsad mängd av vad jag kallar 'proaktiv uppmärksamhet' – de två till tre timmarna om dagen då vi känner oss mest levande och kapabla att driva saker framåt. Det varierar från person till person, men för de flesta är det på morgonen efter att vi har druckit kaffe och vaknat till lite. Vad vi väljer att fokusera på under dessa timmar definierar vår produktivitet." En viktig del av detta, tillägger han, är att skydda den proaktiva uppmärksamheten från distraktioner – "våra telefoner, e-post, möten, andra människor. Sätt din telefon på tyst läge, gå bort från e-post och meddelanden och stäng alla andra fönster på din bärbara dator. Fokusera!"
Sluta skjuta upp saker. Det kan finnas många anledningar till varför du skjuter upp vissa uppgifter, men ofta är prokrastinering ett sätt att hantera negativa känslor som uppstår när du tänker på dessa jobb – från tristess och frustration till ångest, osäkerhet och självtvivel. Nyckeln är att motstå impulsen att kritisera dig själv för att prokrastinera och att undvika att vara för hård mot dig själv. I en studie från 2010 fann forskare att studenter som förlät sig själva för att prokrastinera när de studerade inför ett första prov slutade med att prokrastinera mindre när de förberedde sig för nästa. De drog slutsatsen att självförlåtelse hjälper produktiviteten genom att låta "individen gå vidare från sitt maladaptiva beteende och fokusera på det kommande provet utan bördan av tidigare handlingar."
Ett enkelt sätt att träna på detta är att mentalt repetera ett prokrastineringsscenario i förväg. "Tänk på en situation du ofta befinner dig i och det beteende du kommer att anta när det händer – detta skapar en association innan du ens börjar," säger professor Benjamin Gardner, en beteendeförändringsspecialist vid University of Surrey. "Ju mer specifik, desto bättre." Du kan skapa vad som kallas en "om-då"-plan, till exempel: "Om jag ertappar mig själv med att prokrastinera, kommer jag försiktigt att återgå till mitt arbete utan någon självkritik."
Att undvika sociala medier som X och Instagram är naturligtvis bra för din produktivitet (och möjligen ditt mentala välbefinnande), men stanna inte där. "Att sätta användningsgränser på dina telefon- eller datorappar är en spelväxlare, men tillämpa dem inte bara på sociala medier," säger produktivitetscoachen Teresa Richards, som tror på att "åstadkomma mer genom att göra mindre." "För mitt företag begränsar jag e-post till 20 minuter om dagen, vilket tvingar mig att vara avsiktlig med vilka jag svarar på och hindrar mig från att slösa tid på att läsa varje marknadsföringsnyhetsbrev. Detsamma gäller nyheter – det är en fin gräns mellan att vara oinformerad och att bli överväldigad av världsproblem. Överväg att spendera lite mindre tid på att läsa nyheter och använd de sparade minuterna till att göra något mer positivt." Behöver du idéer? Leta efter "mikrovolontär"-möjligheter som intresserar dig. Till exempel låter appen Be My Eyes dig vara i beredskap för att ge realtidshjälp till personer med synnedsättning, medan Macmillan Cancer Support ofta behöver volontärer för att handskriva tackkort.
Och varva ner.
Hur ofta bör du ta pauser? Det beror på hur krävande ditt arbete är och vad som passar dig. Många följer den populära "Pomodoro"-metoden – använder en app, en onlinetimer eller till och med en tomatformad kökstimer för att arbeta i 25 minuter, ta en femminuterspaus och upprepa tills lunch. Det är definitivt värt att prova. Nyligen har det skett en förskjutning mot längre koncentrationsperioder: tidshanteringsexperten Nir Eyal rapporterar goda resultat från 45-minuterssprinter, medan Cal Newport, författare till **Slow Productivity**, föreslår att du behöver minst 60 minuter av ostörd tid för att få saker gjorda. För nybörjare kan det dock hjälpa att börja tvärtom: Progressive Pomodoro, ett flexibelt alternativ till den traditionella metoden, syftar till att låta användare glida in i ett "flöde"-tillstånd genom att börja med kortare arbetsblock och gradvis öka dem. För att prova, börja med bara fem minuters arbete. Efteråt, ta en kort paus och bestäm hur långt ditt nästa block ska vara. Så småningom, enligt teorin, kommer du att bli helt uppslukad av djupt arbete och (förhoppningsvis) åtminstone tycka om en del av det.
Rörelse är avgörande för att öka produktiviteten. Vad du gör under dina pauser kommer delvis att bero på om du är på kontoret eller jobbar hemifrån, men oavsett vilket är det ett måste att hålla sig aktiv. En växande mängd forskning visar att ta aktiva pauser – till och med något så enkelt som att sträcka på sig eller gå till vattenkokaren – kan ge mätbara fördelar för kontorsarbetare. Dessa fördelar inkluderar förbättrat välbefinnande och hälsa, och möjligen till och med ökad produktivitet.
Till exempel fann en nyligen genomförd studie av 70 distansarbetande administrativa medarbetare att de som uppmuntrades att ta aktiva mikropauser rapporterade mindre efterlunchtrötthet, lägre upplevd stress och minskat kroppsligt obehag. En aktiv mikropaus kan vara så enkel som att ställa sig upp, röra på sig lite och sedan sätta sig ner igen med god hållning – allt som motverkar att sitta i en ställning hela dagen. Dörrkarmsträckningen är ett utmärkt exempel: böj ena armbågen och placera underarmen vertikalt mot en dörrkarm, med armbågen strax ovanför axeln. Gå sedan framåt tills du känner en sträckning över bröstet och axeln. Håll i tre djupa andetag och upprepa på andra sidan (eller gör båda samtidigt om du är kort på tid) för att hjälpa till att räta ut den framåtlutade hållningen som utvecklats efter timmar vid tangentbordet.
Vid lunchtid, försök att gå ut och ta en promenad om du kan – och om du kan gå förbi några träd, ännu bättre. Att tillbringa tid i naturen, särskilt i skogsområden, kan höja ditt humör genom att öka positiva känslor som glädje och optimism, minska grubbel och buffra mot vardaglig stress. Låt inte regn stoppa dig – många upplever lukten av våt jord som märkligt lugnande. Våra näsor är mycket känsliga för geosmin, föreningen som är ansvarig för den doften, troligen för att den hjälpte våra förfäder att lokalisera vatten.
Hur är det med eftermiddagsdippen? Faktorer som dålig sömn, kost, uttorkning och stress kan förvärra den, men det finns allt mer bevis för att det är en naturlig del av människans liv på grund av en nedgång i kroppens cirkadiska rytm. Några forskare från Loughborough University föreslår att det har mindre att göra med en kolhydratrik lunch och mer att göra med vår utvecklade tendens att vilja ta en tupplur var 12:e timme eller så. Om du kan klara av en eftermiddagslur, bra – fem till 15 minuter är idealiskt för att få kognitiva fördelar utan att sedan behöva hantera sömninertia. Om en lur inte är ett alternativ är en kort promenad och ett glas vatten näst bästa sak. Och om du regelbundet känner dig slö på eftermiddagen, planera runt det: schemalägg lågansträngningsuppgifter som att boka möten, svara på e-post eller hantera fakturering efter kl. 15, när det att tackla något annat kan kännas som att vada i sirap.
Vid dagens slut, försök att avsluta på ett positivt sätt och lägg upp för framgång nästa morgon. Produktivitets tränaren och talaren Liz Hardwick rekommenderar att schemalägga tre check-ins varje vecka: "På måndag, sätt tre tydliga mål för veckan. På onsdag, ta tid för en mittveckans reflektion: Vad fungerar? Vad behöver justeras? Vad skulle få dig att känna dig bra att avsluta innan veckans slut? Och, om du orkar, använd din sista arbetsdag för att se tillbaka: Vad hade störst inverkan? Vad bör du omfokusera på nästa vecka?" Slutligen, ta 30 sekunder för att rensa bort uppenbar röra från ditt skrivbord – vissa studier länkar kontorsröra till en högre risk för utbrändhet – stäng alla dina flikar och gratulera dig själv till ett väl utfört arbete.
Bra jobbat. Imorgon är en ny dag.
Vanliga frågor
Vanliga frågor Den perfekta arbetsdagen
Nykomling Grundläggande frågor
1 Vad exakt är en perfekt arbetsdag?
Det är en dag där du utför dina viktigaste uppgifter effektivt, känner att du har kontroll över din tid och avslutar dagen med energi – inte utbrändhet. Det handlar om produktivitet med sinnesro, inte bara att bocka av rutor.
2 Vad är den största fördelen med att strukturera min dag på detta sätt?
Den största fördelen är minskad stress. När du har en tydlig plan och realistiska förväntningar eliminerar du ångesten av kaos och skuldkänslorna av en oavslutad att-göra-lista, vilket leder till bättre fokus och tillfredsställelse.
3 Jag är överväldigad från början. Var ska jag ens börja?
Börja kvällen innan. Lägg 5 minuter på att skriva ner dina 1-3 viktigaste uppgifter för nästa dag. Denna enkla handling rensar ditt sinne och ger dig omedelbar riktning på morgonen.
4 Måste jag vakna klockan 5 för att ha en perfekt arbetsdag?
Absolut inte. Även om en konsekvent morgonrutin hjälper, är den perfekta tiden det som fungerar hållbart för dig. Nyckeln är att skydda dina första 60-90 minuter för fokuserat arbete, inte den specifika timme du börjar.
5 Hur hanterar jag konstanta avbrott och möten?
Blockera din kalender proaktivt. Schemalägg fokusblock för djupt arbete och behandla dem som oavbrytbara möten. För avbrott, kommunicera artigt din tillgänglighet.
Vanliga problem & lösningar
6 Min plan faller alltid sönder vid 10-tiden. Vad gör jag för fel?
Du schemalägger förmodligen för mycket. Planera inte varje minut. Schemalägg dina 2-3 kritiska uppgifter och 1-2 kortare uppgifter, lämna sedan öppen bufferttid för det oväntade. En plan som inte kan flexa kommer alltid att gå sönder.
7 Hur håller jag mig fokuserad när jag ständigt vill
