Den franske forfatteren Antoine de Saint-Exupéry sa en gang: «Perfeksjon oppnås ikke når det ikke er mer å legge til, men når det ikke er mer å fjerne.» Mens forfatteren av *Den lille prinsen* henviste til elegant design, fungerer denne ideen også godt for å ha en produktiv dag. I stedet for å prøve å proppe inn så mange oppgaver som mulig, kan det være bedre å vurdere hvor få ting du virkelig trenger å gjøre – og deretter fokusere på å gjøre dem eksepsjonelt godt.
En gjøremålsliste er det beste stedet å starte. For de som er kronisk overbelastet, kan det å ta seg tid til å skrive ned alt du allerede vet at du må gjøre, virke som bortkastet tid, men det er alltid verdt det. Graham Allcott, forfatter av *How to Be a Productivity Ninja*, forklarer: «Du kan ikke prioritere oppgaver hvis du føler deg overveldet, men du kan være helt overbelastet og likevel ikke føle deg overveldet. Nøkkelen er å få alt du må jobbe med ut av hodet ditt, slik at du kan begynne å få oversikt over det hele. Ta et stykke papir og skriv ned alle tingene du må gjøre fremdrift på, alt som føles ufullstendig, og alt du bryr deg om som ikke er gjort. Det vil ta lengre tid enn du tror, men bare det å få det ut av hodet vil gi deg klarhet, perspektiv og en følelse av kontroll.»
Å bygge opp momentum er neste trinn, selv om meninger er delte om hvordan det gjøres. Noen produktivitets-eksperter anbefaler å takle den vanskeligste oppgaven først, mens andre foreslår å starte med noen raske seire for å bygge opp momentum. En god tilnærming er å kombinere begge deler: gå gjennom listen din og håndter alt du kan gjøre på under tre minutter – som å bestille time hos tannlegen eller sende en rask melding til en venn eller familie – og la deretter den bølgen av fullførte oppgaver føre deg inn i mer utfordrende oppgaver.
Scott Clary, vert for podcasten *Success Story*, påpeker: «De fleste tror de er slitne av overarbeid. Det er de ikke – de er slitne av mental rot. Den ubesvarte meldingen, unnskyldningen de unngår, avgjørelsen de utsetter. Disse kjører i bakgrunnen av hodet ditt hele dagen som 20 nettleserfaner, og tømmer batteriet ditt. Lukk disse løkkene med en gang, og energien din kommer umiddelbart tilbake. Den faktiske jobben med å lukke dem er nesten alltid mindre slitsom enn å bære dem rundt.» Forskning støtter dette: i en artikkel fra 2011 med tittelen *Consider it done!*, fant psykologene EJ Masicampo og Roy F Baumeister at mens uoppfylte mål kan tappe deg mentalt, hjelper det å lage planer for å takle dem – så lenge du gjennomfører dem. Mange bøker om planlegging koker i bunn og grunn ned til å bryte ting ned: hvis det er en stor, skremmende oppgave du har utsatt, del den opp i mindre og mindre steg til du sitter igjen med én «første ting» du kan gjøre med en gang.
Når du er klar til å sette i gang arbeidsdagen, husk at ikke alle timer er like. Allcott sier: «Hver av oss har en svært begrenset mengde av det jeg kaller ‘proaktiv oppmerksomhet’ – de to til tre timene om dagen når vi føler oss mest levende og i stand til å skape fremdrift. Det varierer fra person til person, men for de fleste er det om morgenen etter at vi har fått kaffe og våknet litt. Hva vi velger å fokusere på i disse timene, definerer produktiviteten vår.» En viktig del av dette, legger han til, er å beskytte den proaktive oppmerksomheten mot distraksjoner – «telefonene våre, e-poster, møter, andre mennesker. Sett telefonen på lydløs, hold deg unna e-poster og meldinger, og lukk alle andre vinduer på laptopen din. Fokuser!»
Slutt å utsette ting. Det kan være mange grunner til at du utsetter visse oppgaver, men ofte er prokrastinering en måte å håndtere negative følelser som oppstår når du tenker på disse jobbene – fra kjedsomhet og frustrasjon til angst, usikkerhet og selvtvil. Nøkkelen er å motstå trangen til å kritisere deg selv for å utsette ting, og unngå å være for streng mot deg selv. I en studie fra 2010 fant forskere at studenter som tilga seg selv for å utsette mens de studerte til en første eksamen, endte opp med å utsette mindre da de forberedte seg til den neste. De konkluderte med at selvtilgivelse hjelper produktiviteten ved å la «individet bevege seg forbi sin maladaptive atferd og fokusere på den kommende eksamenen uten byrden av tidligere handlinger.»
En enkel måte å øve dette på er å mentalt øve på et prokrastineringsscenario på forhånd. «Tenk på en situasjon du ofte befinner deg i og atferden du vil ta i bruk når det skjer – dette skaper en assosiasjon før du i det hele tatt begynner,» sier professor Benjamin Gardner, en atferdsendringsspesialist ved University of Surrey. «Jo mer spesifikk, jo bedre.» Du kan lage det som er kjent som en «hvis-så»-plan, for eksempel: «Hvis jeg tar meg selv i å utsette, vil jeg forsiktig gå tilbake til arbeidet mitt uten noen selvkritikk.»
Selvfølgelig er det bra for produktiviteten din (og muligens din mentale helse) å unngå sosiale medier som X og Instagram, men ikke stopp der. «Å sette bruksgrenser på telefon- eller dataprogrammer er en game-changer, men ikke bare bruk dem på sosiale medier,» sier produktivitetscoachen Teresa Richards, som tror på «å oppnå mer ved å gjøre mindre». «For min bedrift begrenser jeg e-post til 20 minutter om dagen, noe som tvinger meg til å være bevisst på hvilke jeg svarer på og hindrer meg i å kaste bort tid på å lese hver eneste markedsføringsnyhetsbrev. Det samme gjelder nyheter – det er en fin linje mellom å være uinformert og å bli overveldet av verdensproblemer. Vurder å bruke litt mindre tid på å lese nyheter og bruk de sparte minuttene på å gjøre noe mer positivt.» Trenger du ideer? Se etter «mikrofrivillighets»-muligheter som interesserer deg. For eksempel lar appen Be My Eyes deg være på vakt for å gi sanntidshjelp til mennesker med synshemming, mens Macmillan Cancer Support ofte trenger frivillige til å skrive takkekort for hånd.
Og slapp av.
Hvor ofte bør du ta pauser? Det avhenger av hvor krevende arbeidet ditt er og hva som passer deg. Mange følger den populære «Pomodoro»-metoden – bruker en app, nettbasert tidtaker eller til og med en tomatformet kjøkkentidtaker for å jobbe i 25 minutter, ta en femminutters pause, og gjenta til lunsj. Det er absolutt verdt å prøve. Nylig har det vært en endring mot lengre konsentrasjonsperioder: tidshåndteringsekspert Nir Eyal rapporterer gode resultater fra 45-minutters sprint, mens Cal Newport, forfatter av *Slow Productivity*, foreslår at du trenger minst 60 minutter med uavbrutt tid for å få ting gjort. For nybegynnere kan det imidlertid hjelpe å starte den andre veien: Progressive Pomodoro, et fleksibelt alternativ til den tradisjonelle metoden, har som mål å få brukerne inn i en «flyt»-tilstand ved å starte med kortere arbeidsblokker og gradvis øke dem. For å prøve det, begynn med bare fem minutters arbeid. Deretter tar du en kort pause og bestemmer hvor lenge den neste blokken skal være. Til slutt, ifølge teorien, vil du bli fullstendig oppslukt av dyp arbeid og (forhåpentligvis) nyte i det minste noe av det.
Bevegelse er avgjørende for å øke produktiviteten. Hva du gjør i pausene dine vil delvis avhenge av om du er på kontoret eller jobber hjemmefra, men uansett er det et must å holde seg aktiv. En økende mengde forskning viser at å ta aktive pauser – selv noe så enkelt som å strekke seg eller gå til vannkokeren – kan gi målbare fordeler for kontorarbeidere. Disse fordelene inkluderer bedre velvære og helse, og muligens til og med økt produktivitet.
For eksempel fant en nylig studie av 70 administrative ansatte som jobbet hjemmefra at de som ble oppfordret til å ta aktive mikropauser, rapporterte mindre ettermiddagstrøtthet, lavere opplevd stress og redusert ubehag i kroppen. En aktiv mikropause kan være så enkelt som å reise seg, bevege seg litt, og deretter sette seg ned med god holdning – alt som motvirker å sitte i én stilling hele dagen. Dørkarmstrekket er et godt eksempel: bøy den ene albuen og plasser underarmen vertikalt mot en dørkarm, med albuen like over skulderen. Deretter tar du et skritt fremover til du føler en strekk over brystet og skulderen. Hold i tre dype åndedrag og gjenta på den andre siden (eller gjør begge samtidig hvis du er kort på tid) for å hjelpe til med å rette opp den fremoverlente holdningen utviklet fra timer ved tastaturet.
På lunsjtid, prøv å komme deg ut på en tur hvis du kan – og hvis du kan passere noen trær, er det enda bedre. Å tilbringe tid i naturen, spesielt i skogområder, kan løfte humøret ditt ved å øke positive følelser som glede og optimisme, redusere grubling og dempe daglig stress. Ikke la regn stoppe deg – mange synes lukten av våt jord er merkelig beroligende. Nesene våre er svært følsomme for geosmin, forbindelsen som er ansvarlig for den duften, sannsynligvis fordi den hjalp våre forfedre å finne vann.
Hva med ettermiddagsdippen? Faktorer som dårlig søvn, kosthold, dehydrering og stress kan gjøre den verre, men det er økende bevis for at det er en naturlig del av menneskelivet på grunn av et dip i kroppens døgnrytme. Noen forskere fra Loughborough University foreslår at det har mindre å gjøre med en karbohydratrik lunsj og mer å gjøre med vår utviklede tendens til å ville ta en lur hver 12. time eller så. Hvis du klarer en ettermiddagslur, flott – fem til 15 minutter er ideelt for å få kognitive fordeler uten å måtte håndtere søvntreghet etterpå. Hvis det ikke er mulig å ta en lur, er en kort tur og en drink med vann det nest beste. Og hvis du regelmessig føler deg treg om ettermiddagen, planlegg rundt det: planlegg lavinnsats-oppgaver som å bestille timer, svare på e-poster eller håndtere fakturering etter klokken 15, når det å takle noe annet kan føles som å vasse i sirup.
På slutten av dagen, prøv å avslutte på en positiv måte og forbered deg på suksess neste morgen. Produktivitetstrener og foredragsholder Liz Hardwick anbefaler å planlegge tre sjekk-ins hver uke: «På mandag, sett tre klare mål for uken. På onsdag, ta deg tid til en midtuke-refleksjon: Hva fungerer? Hva trenger justering? Hva ville føltes godt å fullføre innen slutten av uken? Og, hvis du orker, bruk den siste arbeidsdagen din til å se tilbake: Hva hadde størst innvirkning? Hva bør du fokusere på på nytt neste uke?» Til slutt, ta 30 sekunder på å rydde bort åpenbart rot fra skrivebordet ditt – noen studier knytter kontorrot til høyere risiko for utbrenthet – lukk alle fanene dine, og gratuler deg selv med en god jobb. Godt gjort. I morgen er en ny dag.
Ofte stilte spørsmål
Ofte stilte spørsmål Den perfekte arbeidsdagen
Nybegynner Grunnleggende spørsmål
1 Hva er egentlig en perfekt arbeidsdag
Det er en dag der du fullfører de viktigste oppgavene dine effektivt, føler at du har kontroll over tiden din og avslutter dagen med energi, ikke utbrenthet. Det handler om produktivitet med sinnsro, ikke bare å krysse av lister.
2 Hva er den største fordelen med å strukturere dagen min på denne måten
Den største fordelen er redusert stress. Når du har en klar plan og realistiske forventninger, eliminerer du kaosangsten og skyldfølelsen fra en ufullstendig gjøremålsliste, noe som fører til bedre fokus og tilfredshet.
3 Jeg føler meg overveldet fra starten. Hvor i all verden begynner jeg
Start kvelden før. Bruk 5 minutter på å skrive ned dine 1–3 viktigste oppgaver for neste dag. Denne enkle handlingen renser hodet ditt og gir deg umiddelbar retning om morgenen.
4 Må jeg stå opp klokken 5 for å ha en perfekt arbeidsdag
Absolutt ikke. Selv om en konsekvent morgenrutine hjelper, er den perfekte tiden det som fungerer bærekraftig for deg. Nøkkelen er å beskytte de første 60–90 minuttene for fokusert arbeid, ikke den spesifikke timen du starter.
5 Hvordan håndterer jeg konstante avbrytelser og møter
Blokker kalenderen din proaktivt. Planlegg fokusblokker for dyp arbeid og behandl dem som uavbrutte avtaler. For avbrytelser, kommuniser høflig din tilgjengelighet.
Vanlige problemer og løsninger
6 Planen min faller alltid sammen innen klokken 10. Hva gjør jeg galt
Du planlegger sannsynligvis for mye. Ikke planlegg hvert eneste minutt. Planlegg dine 2–3 kritiske oppgaver og 1–2 kortere oppgaver, og la deretter være åpne buffer-tider for det uventede. En plan som ikke kan flekses, vil alltid bryte sammen.
7 Hvordan holder jeg fokus når jeg hele tiden vil sjekke e-post eller sosiale medier
Bruk tidsblokkering og «Ikke forstyrr»-funksjonen. Prøv Pomodoro-teknikken: jobb i 25 minutter, ta deretter en 5-minutters pause. Under arbeidsøkt, lukk alle urelaterte faner og
